Dependable and with an eye for details. This is how we organise congresses. And it seems that we’re going about it the right way: the loyalty of our many national and international clients is the best proof.
Whether the event is small or large in numbers, whether individual services are requested or a carefree “all-in”-package, whether we are suppliers or partners: we are ready to take on the requested role – in Vienna, Austria and all of Europe.
As PCO, we lead you through the rough-and-tumble of tax legislation as well as newest compliance rules and visa requirements. Make sure that participants have an easy time collecting their CME points. Show exciting alternatives to common presentation formats and networking scenarios. Reduce costs, for example through smart negotiations with suppliers. Read contracts closely in order to spot and avoid hidden costs and risks.
That way, your head stays free for what matters to you.
Below, a selection of our services.
- Erstellung eines Aktions- und Zeitplanes für die Veranstaltung mit Zuständigkeiten und Meilensteinen
- Organisationsmeetings mit Ihnen, dem Veranstalter
- Beratung und Logistik für die gesamte Kongressorganisation unter Berücksichtigung der Kongressziele
- Zentrale Anlaufstelle für Veranstalter, Subpartner*innen, Referent*innen, Teilnehmer*innen und Vorsitzende
- Verhandlung, Beauftragung und Kontrolle notwendiger Lieferanten in Rücksprache mit dem Veranstalter
- Erstellung eines Kongressberichts inklusive Statistiken
- Unterstützung in der Analyse steuerlicher Aspekte
- Erstellung und laufende Aktualisierung eines detaillierten Kongressbudgets
- Einrichtung eines finanziellen Berichtwesens
- Eröffnung eines separaten Kongresskontos für Transparenz aller Transaktionen
- Kontinuierliche Kosten- und Einnahmenkontrolle
- Erstellung der Kongressabrechnung
- Beratung bei der Ausstattung und Konzeption der optimalen Raum- und Flächenbelegung
- Vertragsverhandlung bzw. -abschluss mit dem Tagungshaus/Kongresszentrum
- Organisation von Begehungen mit dem/der Veranstalter*in und/oder Industriepartner*innen
- Angebotseinholung, Bestellung und Organisation von Technik, Catering, Dolmetschleistungen, Beschilderung, Dekoration und anderer relevanter Lieferanten vor Ort
- Einsatzplanung, Organisation und Überwachung der Kongressaushilfen
- Koordination und Organisation der Annahmestelle für Vorträge
- Bestellung und Organisation des Posterbereichs
- Entwicklung eines Marketingplans unter Berücksichtigung der Kongressstruktur und -kultur
- Koordination der Entwicklung einer graphischen Kongressidentität
- Koordination der Produktion von Drucksorten (Flyer, Ankündigungen, Konferenzprogramm, Plakate, etc.)
- Produktion von Sonderdrucksorten (Einladungen für Rahmenprogramme, Urkunden, Gutscheine, etc.)
- Koordination der Erstellung und laufende Aktualisierung einer Kongresswebsite
- Beratung bei der Nutzung von sozialen Netzwerken und interaktiven Web Tools
- Koordination von Medienarbeit über eine professionellen PR Agentur
- Aufsetzen einer Online-Kongressregistratur und Verknüpfung mit der Website
- Laufende Korrespondenz mit den Teilnehmer*innen bezüglich der Anmeldung, der Unterbringung, des Gesellschaftsprogramms, der Transfers und der allgemeinen Information über die Kongressdestination
- Inkasso der Teilnahmegebühren via Banküberweisung oder per Kreditkarte; Einmahnung von Außenständen
- Visa Handling: Versand von Einladungsbriefen in Koordination mit dem Kongressveranstalter. Auf Wunsch Integration in den Anmeldungsprozess
- Zusammenstellung der Tagungsunterlagen für die Kongressteilnehmer*innen
- Einrichtung und Betreuung eines Registraturschalters vor Ort für die Anmeldung neuer Teilnehmer*innen und Ausgabe der Unterlagen
- Versand von Einladungsbriefen an potenzielle Vortragende
- Koordination der Anmeldung, Reiseplanung und Zimmerbuchung gemäß Vorgaben der Veranstalter*innen
- Abrechnung von Reisespesen und Honoraren
- Laufende Korrespondenz mit den Sprecher*innen, Vorsitzenden und VIPs
- Einrichtung eines separaten Empfangsschalters für Sprecher*innen, Vorsitzende und VIPs am Kongress und/oder im Hotel
- Ausarbeitung von Konzept und geeigneten Vorschlägen für verschiedene Abendveranstaltungen
- Angebotseinholung, Kontrahierung und Verrechnung von Leistungsträger*innen
- Gestaltung von Texten für Einladungen, Drucksorten und Kongresswebsite
- Einladungsmanagement gemäß Vorgabe des Veranstalters
- Erstellung und Überwachung eines Regieplanes für jede Veranstaltung
- Koordination der Leistungsträger (Location, Dekoration, Beschilderung, Veranstaltungstechnik, Catering, Künstler, Transfers,…) und Betreuung der Veranstaltungen vor Ort
- Beratung des Veranstalters hinsichtlich passender und neuer Vortragsformate unter Berücksichtigung der geplanten Inhalte sowie des Zielpublikums
- Beratung des Veranstalters im Bereich Content Management und Koordination aller dazugehöriger Teilgebiete (z.B. Hybrid Meetings, Präsentationsaufzeichnungen, Webcasts, etc.)
- Erstellung und Versand von schriftlichen Einladungen an eingeladene Referent*innen und Vorsitzende sowie Erfassung der Zu- und Absagen
- Aufsetzen der Online Abstract Einreichungsseite unter Berücksichtigung der Vorgaben des Veranstalters (Struktur des Abstracts und des Full Papers, Key-Words, maximale Zeichenanzahl, Themengebiete, etc.)
- Call for Abstracts und Papers mit Einreichungs-Richtlinien
- Bestätigung des korrekten Eingangs der Abstracts
- Aufteilung der wissenschaftlichen Beiträge auf die Begutachter*innen nach festzulegenden Richtlinien
- Online-Bewertung durch Begutachter*innen mittels einer vorher festgelegten Bewertungsskala
- Einteilung der Beiträge auf Basis der Entscheidung des wissenschaftlichen Komitees
- Benachrichtigung der Einreicher*innen über Absage oder Annahme mit Information über Vortragsdauer, Postergröße, etc.
- Weiterleitung aller zugenommenen Abstracts in einem einheitlichen Layout zur Drucklegung
Wir kümmern uns um die Approbation und Zertifizierung Ihrer Veranstaltung nach nationalen, beziehungsweise internationalen Kriterien.
- Korrespondenz mit der akkreditierenden Institution z.B. Akademie der Ärzte / dem European Accreditation Council for Continuing Medical Education (EACCME)
- Durchführung des Approbationsprozesses mit der entsprechenden Stelle, in Zusammenarbeit mit dem*der Veranstalter*in
- Übermittlung der erforderlichen Dokumente (wissenschaftliches Programm, Teilnehmer*innenlisten, etc.) an die Approbierungsstelle
- Monitoring des Programmablaufs und Gewährleistung, dass der Programmablauf den Standards einer akkreditierten Veranstaltung gerecht wird
- Erstellung der Teilnahmebestätigung nach Richtlinien der Approbationsstelle
- Beratung bei der Auswahl des passenden Prozesses für die Erfassung der Fortbildungspunkte der Teilnehmer*innen (z.B. elektronische Erfassung über Namensschildscan)
- Koordination der Ausgabe von Teilnahmebestätigungen an die Teilnehmer*innen (z.B. Ausgabe an der Registratur, Druck über Selbstbedienungsterminals vor Ort oder Bereitstellung online über einen geschützten Link nach der Veranstaltung)
- Bei Bedarf Übermittlung der Fortbildungspunkte der einzelnen Teilnehmer*innen an die entsprechende Ärztekammer
Veranstaltungssicherheit
- Mitarbeiter*innen mit Ausbildung zum Covid-19-Beauftragten
- Erstellung von Sicherheitskonzepten für eigene Veranstaltungen