Kongressorganisation (PCO)

Das könnte Ihnen so passen

Zuverlässig und mit Liebe zum Detail. So organisieren wir Kongresse. Und wie es scheint, machen wir unsere Sache ganz gut: die Treue unserer nationalen und internationalen Kunden ist der beste Beweis.

Ob der Kongress nun klein oder groß, national oder international ist, ob einzelne Leistungen gefragt sind oder ein Rund-um-Sorglos-Paket, ob wir Zulieferer oder Partner sind: Wir übernehmen gerne die gewünschte Rolle – in Wien, Österreich und ganz Europa.

Als Kongressorganisationsbüro geleiten wir Sie durch die Wirren des Steuerrechts sowie aktuellster Compliance-Vorschriften und Visa-Regelungen. Sorgen dafür, dass Kongressteilnehmer/innen mühelos zu ihren Fortbildungspunkten kommen. Zeigen spannende Alternativen für Vortragsformate und Varianten des Netzwerkens auf. Reduzieren Ausgaben, etwa durch geschicktes Verhandeln mit Leistungsträgern. Durchforsten Verträge, damit versteckte Kosten und Risiken aufgespürt und vermieden werden können.

So bleibt Ihr Kopf frei für das Wesentliche.
Hier eine Auswahl unserer Leistungen:

Planung und Fachliche Beratung
- Erstellung eines Aktions- und Zeitplanes für die Veranstaltung mit Zuständigkeiten und Meilensteinen
- Organisationsmeetings mit Ihnen, dem Veranstalter
- Beratung und Logistik für die gesamte Kongressorganisation unter Berücksichtigung der Kongressziele
- Zentrale Anlaufstelle für Veranstalter, Subpartner/innen, Referent/innen, Teilnehmer/innen und Vorsitzende
- Verhandlung, Beauftragung und Kontrolle notwendiger Lieferanten in Rücksprache mit dem Veranstalter
- Erstellung eines Kongressberichts inklusive Statistiken
Finanz- und Budgetverwaltung
- Unterstützung in der Analyse steuerlicher Aspekte
- Erstellung und laufende Aktualisierung eines detaillierten Kongressbudgets
- Einrichtung eines finanziellen Berichtwesens
- Eröffnung eines separaten Kongresskontos für Transparenz aller Transaktionen
- Kontinuierliche Kosten- und Einnahmenkontrolle
- Erstellung der Kongressabrechnung
Tagungshaus und Aufgaben vor Ort
- Beratung bei der Ausstattung und Konzeption der optimalen Raum- und Flächenbelegung
- Vertragsverhandlung bzw. -abschluss mit dem Tagungshaus/Kongresszentrum
- Organisation von Begehungen mit dem/der Veranstalter*in und/oder Industriepartner*innen
- Angebotseinholung, Bestellung und Organisation von Technik, Catering, Dolmetsch, Beschilderung, Dekoration und anderer relevanter Lieferanten vor Ort
- Einsatzplanung, Organisation und Überwachung der Kongressaushilfen
- Koordination und Organisation der Annahmestelle für Vorträge
- Bestellung und Organisation des Posterbereichs
Marketing & Werbung
- Entwicklung eines Marketingplans unter Berücksichtigung der Kongressstruktur und -kultur
- Koordination der Entwicklung einer graphischen Kongressidentität
- Koordination der Produktion von Drucksorten (Flyer, Ankündigungen, Konferenzprogramm, Plakate, etc.)
- Produktion von Sonderdrucksorten (Einladungen für Rahmenprogramme, Urkunden, Gutscheine, etc.)
- Koordination der Erstellung und laufende Aktualisierung einer Kongresswebsite
- Beratung bei der Nutzung von sozialen Netzwerken und interaktiven Web Tools
- Koordination von Medienarbeit über eine professionellen PR Agentur
Teilnehmer*innenverwealtung & -Betreuung
- Aufsetzen einer Online-Kongressregistratur und Verknüpfung mit der Website
- Laufende Korrespondenz mit den Teilnehmer/innen bezüglich der Anmeldung, der Unterbringung, des Gesellschaftsprogramms, Transfers und der allgemeinen Information über die Kongressdestination
- Inkasso der Teilnahmegebühren via Banküberweisung oder per Kreditkarte; Einmahnung von Außenständen
- Visa Handling: Versand von Einladungsbriefen in Koordination mit dem Kongressveranstalter. Auf Wunsch Integration in den Anmeldungsprozess
- Zusammenstellung der Tagungsunterlagen für die Kongressteilnehmer/innen
- Einrichtung und Betreuung eines Registraturschalters vor Ort für die Anmeldung neuer Teilnehmer/innen und Ausgabe der Unterlagen
Sprecher*innen, Vorsitzende und VIPs
- Versand von Einladungsbriefen an potenzielle Vortragende
- Koordination der Anmeldung, Reiseplanung und Zimmerbuchung gemäß Vorgaben der Veranstalter*innen
- Abrechnung von Reisespesen und Honoraren
- Laufende Korrespondenz mit den Sprecher*innen, Vorsitzenden und VIPsEinrichtung eines separaten Empfangsschalters für Sprecher*innen, Vorsitzende und VIPs am Kongress und/oder im Hotel
Netzwerken und Rahmenprogramm
- Ausarbeitung von Konzept und geeigneten Vorschlägen für verschiedene Abendveranstaltungen
- Angebotseinholung, Kontrahierung und Verrechnung von Leistungsträger*innen
- Gestaltung von Texten für Einladungen, Drucksorten und Kongresswebsite
- Einladungsmanagement gemäß Vorgabe des Veranstalters
- Erstellung und Überwachung eines Regieplanes für jede Veranstaltung
- Koordination der Leistungsträger (Location, Dekoration, Beschilderung, Veranstaltungstechnik, Catering, Künstler, Transfers,…) und Betreuung der Veranstaltungen vor Ort
Wissenschaftliches Programm & Abstract Handling
- Beratung des Veranstalters hinsichtlich passender und neuer Vortragsformate unter Berücksichtigung der geplanten Inhalte sowie des Zielpublikums
- Beratung des Veranstalters im Bereich Content Management und Koordination aller dazugehöriger Teilgebiete (z.B. Hybrid Meetings, Präsentationsaufzeichnungen, Webcasts, etc.)
- Erstellung und Versand von schriftlichen Einladungen an eingeladene Referent*innen und Vorsitzende sowie Erfassung der Zu- und Absagen
- Aufsetzen der Online Abstract Einreichungsseite unter Berücksichtigung der Vorgaben des Veranstalters (Struktur des Abstracts und des Full Papers, Key-Words, maximale Zeichenanzahl, Themengebiete, etc.)
- Call for Abstracts und Papers mit Einreichungs-Richtlinien
- Bestätigung des korrekten Eingangs der Abstracts
- Aufteilung der wissenschaftlichen Beiträge auf die Begutachter*innen nach festzulegenden Richtlinien
- Online-Bewertung durch Begutachter*innen mittels einer vorher festgelegten Bewertungsskala
- Einteilung der Beiträge auf Basis der Entscheidung des wissenschaftlichen Komitees
- Benachrichtigung der Einreicher*innen über Absage oder Annahme mit Information über Vortragsdauer, Postergröße, etc.
- Weiterleitung aller zugenommenen Abstracts in einem einheitlichen Layout zur Drucklegung
CME/DFP Sorglos Paket - Fortbildungspunkte
Wir kümmern uns um die Approbation und Zertifizierung Ihrer Veranstaltung nach nationalen, beziehungsweise internationalen Kriterien.
- Korrespondenz mit der akkreditierenden Institution, z.B. Akademie der Ärzte / dem European Accreditation Council for Continuing Medical Education (EACCME)
- Durchführung des Approbationsprozesses mit der entsprechenden Stelle, in Zusammenarbeit mit dem/der Veranstalter*in
- Übermittlung der erforderlichen Dokumente (wissenschaftliches Programm, Teilnehmer*innenlisten, etc.) an die Approbierungsstelle
- Monitoring des Programmablaufs und Gewährleistung, dass der Programmablauf den Standards einer akkreditierten Veranstaltung gerecht wird
- Erstellung der Teilnahmebestätigung nach Richtlinien der Approbationsstelle
- Beratung bei der Auswahl des passenden Prozesses für die Erfassung der Fortbildungspunkte der Teilnehmer*innen (z.B. elektronische Erfassung über Namensschildscan)
- Koordination der Ausgabe von Teilnahmebestätigungen an die Teilnehmer*innen (z.B. Ausgabe an der Registratur, Druck über Selbstbedienungsterminals vor Ort oder Bereitstellung online über einen geschützten Link nach der Veranstaltung)
- Bei Bedarf Übermittlung der Fortbildungspunkte der einzelnen Teilnehmer*innen an die entsprechende Ärztekammer
Erstellung von Sicherheitskonzepten / COVID-19 Präventionskontepten für Veranstaltungen
Veranstaltungssicherheit
- Mitarbeiter*innen mit Ausbildung zum Covid-19-Beauftragten
- Erstellung von Sicherheitskonzepten für eigene Veranstaltungen

Kongress­organisation (PCO)

Das könnte Ihnen so passen

Planung und Fachliche Beratung

Finanz- und Budgetverwaltung

Tagungshaus und Aufgaben vor Ort

Marketing & Werbung

Teilnehmer*innenverwealtung & -Betreuung

Sprecher*innen, Vorsitzende und VIPs

Netzwerken und Rahmenprogramm

Wissenschaftliches Programm & Abstract Handling

CME/DFP Sorglos Paket - Fortbildungspunkte

Erstellung von Sicherheitskonzepten / COVID-19 Präventionskontepten für Veranstaltungen

Kongressorganisation (PCO)