Kongressorganisation (PCO)

Das könnte Ihnen so passen

Zuverlässig und mit Liebe zum Detail. So organisieren wir Kongresse. Und wie es scheint, machen wir unsere Sache ganz gut: die Treue unserer nationalen und internationalen Kunden ist der beste Beweis.

Ob der Kongress nun klein oder groß, national oder international ist, ob einzelne Leistungen gefragt sind oder ein Rund-um-Sorglos-Paket, ob wir Zulieferer oder Partner sind: Wir übernehmen gerne die gewünschte Rolle – in Wien, Österreich und ganz Europa.

Als Kongressorganisationsbüro geleiten wir Sie durch die Wirren des Steuerrechts sowie aktuellster Compliance-Vorschriften und Visa-Regelungen; Sorgen dafür, dass Kongressteilnehmer/innen mühelos zu ihren Fortbildungspunkten kommen; Zeigen spannende Alternativen für Vortragsformate und Varianten des Netzwerkens auf. Reduzieren Ausgaben, etwa durch geschicktes Verhandeln mit Leistungsträgern; Durchforsten Verträge, damit versteckte Kosten und Risiken aufgespürt und vermieden werden können.

So bleibt Ihr Kopf frei für das Wesentliche.
Hier eine Auswahl unserer Leistungen:

Planung und Fachliche Beratung
- Erstellung eines Aktions- und Zeitplanes für die Veranstaltung mit Zuständigkeiten und Meilensteinen
- Organisationsmeetings mit Ihnen, dem Veranstalter
- Beratung und Logistik für die gesamte Kongressorganisation unter Berücksichtigung der Kongressziele
- Zentrale Anlaufstelle für Veranstalter, Subpartner/innen, Referent/innen, Teilnehmer/innen und Vorsitzende
- Verhandlung, Beauftragung und Kontrolle notwendiger Lieferanten in Rücksprache mit dem Veranstalter
- Erstellung eines Kongressberichts inklusive Statistiken
Finanz- und Budgetverwaltung
- Unterstützung in der Analyse steuerlicher Aspekte
- Erstellung und laufende Aktualisierung eines detaillierten Kongressbudgets
- Einrichtung eines finanziellen Berichtwesens
- Eröffnung eines separaten Kongresskontos für Transparenz aller Transaktionen
- Kontinuierliche Kosten- und Einnahmenkontrolle
- Erstellung der Kongressabrechnung
Tagungshaus und Aufgaben vor Ort
- Beratung bei der Ausstattung und Konzeption der optimalen Raum- und Flächenbelegung
- Vertragsverhandlung bzw. -abschluss mit dem Tagungshaus/Kongresszentrum
- Organisation von Begehungen mit dem/der Veranstalter*in und/oder Industriepartner*innen
- Angebotseinholung, Bestellung und Organisation von Technik, Catering, Dolmetschleistungen, Beschilderung, Dekoration und anderer relevanter Lieferanten vor Ort
- Einsatzplanung, Organisation und Überwachung der Kongressaushilfen
- Koordination und Organisation der Annahmestelle für Vorträge
- Bestellung und Organisation des Posterbereichs
Marketing & Werbung
- Entwicklung eines Marketingplans unter Berücksichtigung der Kongressstruktur und -kultur
- Koordination der Entwicklung einer graphischen Kongressidentität
- Koordination der Produktion von Drucksorten (Flyer, Ankündigungen, Konferenzprogramm, Plakate, etc.)
- Produktion von Sonderdrucksorten (Einladungen für Rahmenprogramme, Urkunden, Gutscheine, etc.)
- Koordination der Erstellung und laufende Aktualisierung einer Kongresswebsite
- Beratung bei der Nutzung von sozialen Netzwerken und interaktiven Web Tools
- Koordination von Medienarbeit über eine professionellen PR Agentur
Teilnehmer*innenverwaltung & -Betreuung
- Aufsetzen einer Online-Kongressregistratur und Verknüpfung mit der Website
- Laufende Korrespondenz mit den Teilnehmer/innen bezüglich der Anmeldung, der Unterbringung, des Gesellschaftsprogramms, Transfers und der allgemeinen Information über die Kongressdestination
- Inkasso der Teilnahmegebühren via Banküberweisung oder per Kreditkarte; Einmahnung von Außenständen
- Visa Handling: Versand von Einladungsbriefen in Koordination mit dem Kongressveranstalter. Auf Wunsch Integration in den Anmeldungsprozess
- Zusammenstellung der Tagungsunterlagen für die Kongressteilnehmer/innen
- Einrichtung und Betreuung eines Registraturschalters vor Ort für die Anmeldung neuer Teilnehmer/innen und Ausgabe der Unterlagen
Sprecher*innen, Vorsitzende und VIPs
- Versand von Einladungsbriefen an potenzielle Vortragende
- Koordination der Anmeldung, Reiseplanung und Zimmerbuchung gemäß Vorgaben der Veranstalter*innen
- Abrechnung von Reisespesen und Honoraren
- Laufende Korrespondenz mit den Sprecher*innen, Vorsitzenden und VIPs
- Einrichtung eines separaten Empfangsschalters für Sprecher*innen, Vorsitzende und VIPs am Kongress und/oder im Hotel
Netzwerken und Rahmenprogramm
- Ausarbeitung von Konzept und geeigneten Vorschlägen für verschiedene Abendveranstaltungen
- Angebotseinholung, Kontrahierung und Verrechnung von Leistungsträger*innen
- Gestaltung von Texten für Einladungen, Drucksorten und Kongresswebsite
- Einladungsmanagement gemäß Vorgabe des Veranstalters
- Erstellung und Überwachung eines Regieplanes für jede Veranstaltung
- Koordination der Leistungsträger (Location, Dekoration, Beschilderung, Veranstaltungstechnik, Catering, Künstler, Transfers,…) und Betreuung der Veranstaltungen vor Ort
Wissenschaftliches Programm & Abstract Handling
- Beratung des Veranstalters hinsichtlich passender und neuer Vortragsformate unter Berücksichtigung der geplanten Inhalte sowie des Zielpublikums
- Beratung des Veranstalters im Bereich Content Management und Koordination aller dazugehöriger Teilgebiete (z.B. Hybrid Meetings, Präsentationsaufzeichnungen, Webcasts, etc.)
- Erstellung und Versand von schriftlichen Einladungen an eingeladene Referent*innen und Vorsitzende sowie Erfassung der Zu- und Absagen
- Aufsetzen der Online Abstract Einreichungsseite unter Berücksichtigung der Vorgaben des Veranstalters (Struktur des Abstracts und des Full Papers, Key-Words, maximale Zeichenanzahl, Themengebiete, etc.)
- Call for Abstracts und Papers mit Einreichungs-Richtlinien
- Bestätigung des korrekten Eingangs der Abstracts
- Aufteilung der wissenschaftlichen Beiträge auf die Begutachter*innen nach festzulegenden Richtlinien
- Online-Bewertung durch Begutachter*innen mittels einer vorher festgelegten Bewertungsskala
- Einteilung der Beiträge auf Basis der Entscheidung des wissenschaftlichen Komitees
- Benachrichtigung der Einreicher*innen über Absage oder Annahme mit Information über Vortragsdauer, Postergröße, etc.
- Weiterleitung aller zugenommenen Abstracts in einem einheitlichen Layout zur Drucklegung
CME/DFP Sorglos Paket - Fortbildungspunkte
Wir kümmern uns um die Approbation und Zertifizierung Ihrer Veranstaltung nach nationalen, beziehungsweise internationalen Kriterien.
- Korrespondenz mit der akkreditierenden Institution z.B. Akademie der Ärzte / dem European Accreditation Council for Continuing Medical Education (EACCME)
- Durchführung des Approbationsprozesses mit der entsprechenden Stelle, in Zusammenarbeit mit dem/der Veranstalter*in
- Übermittlung der erforderlichen Dokumente (wissenschaftliches Programm, Teilnehmer*innenlisten, etc.) an die Approbierungsstelle
- Monitoring des Programmablaufs und Gewährleistung, dass der Programmablauf den Standards einer akkreditierten Veranstaltung gerecht wird
- Erstellung der Teilnahmebestätigung nach Richtlinien der Approbationsstelle
- Beratung bei der Auswahl des passenden Prozesses für die Erfassung der Fortbildungspunkte der Teilnehmer*innen (z.B. elektronische Erfassung über Namensschildscan)
- Koordination der Ausgabe von Teilnahmebestätigungen an die Teilnehmer*innen (z.B. Ausgabe an der Registratur, Druck über Selbstbedienungsterminals vor Ort oder Bereitstellung online über einen geschützten Link nach der Veranstaltung)
- Bei Bedarf Übermittlung der Fortbildungspunkte der einzelnen Teilnehmer*innen an die entsprechende Ärztekammer
Erstellung von Sicherheitskonzepten / COVID-19 Präventionskontepten für Veranstaltungen
Veranstaltungssicherheit
- Mitarbeiter*innen mit Ausbildung zum Covid-19-Beauftragten
- Erstellung von Sicherheitskonzepten für eigene Veranstaltungen

Kongress­organisation (PCO)

Das könnte Ihnen so passen

Planung und Fachliche Beratung

Finanz- und Budgetverwaltung

Tagungshaus und Aufgaben vor Ort

Marketing & Werbung

Teilnehmer*innenverwaltung & -Betreuung

Sprecher*innen, Vorsitzende und VIPs

Netzwerken und Rahmenprogramm

Wissenschaftliches Programm & Abstract Handling

CME/DFP Sorglos Paket - Fortbildungspunkte

Erstellung von Sicherheitskonzepten / COVID-19 Präventionskontepten für Veranstaltungen

Kongressorganisation (PCO)