Wie das Coronavirus Kongresse und Events verändert

24. März 2020

Während wir das hier schreiben, hat ein Großteil Europas vollkommen dichtgemacht. Die Menschen werden dazu angehalten, zuhause zu bleiben, Meetings und Veranstaltungen wurden bis auf weiteres abgesagt. Unsere Branche kämpft mit Rekordverlusten und bisher kann niemand mit Sicherheit sagen, was diese Situation für die Kongress- und Eventindustrie mittel- bis längerfristig bedeuten wird. Alles, was wir sicher wissen, ist: unsere Branche wird sich verändern. Nein, eigentlich verändert sie sich bereits jetzt schon.
 
Das beste Beispiel ist die letzte Konferenz, die wir organisiert haben bevor unsere Welt praktisch zugesperrt wurde. Die EFP Perio Master Clinic, die von 6. bis 7. März in Dublin stattfand, bekam den Einfluss der wachsenden Pandemiegefahr bereits zu spüren. Der Veranstalter, die European Federation of Periodontology, beschloss, die Veranstaltung abzuhalten, da von Seite der irischen Gesundheitsbehörden keine Weisung zu einer Absage gegeben worden war. Natürlich wurden Reaktionen auf die Coronavirus-Situation jedoch Teil des Planungsprozesses. Hier sind einige der Maßnahmen, die ergriffen wurden, um eine Abhaltung der Konferenz möglich zu machen und die uns wohl auch in Zukunft weiterhin begleiten werden:

Remote-Präsentationen/Hybrid Meetings:

Bereits im Vorlauf waren viele Teilnehmer eher zögerlich, unter gegebenen Umständen eine Reise anzutreten, darunter auch einige der Sprecher. Um ihre Expertise zu wahren, beschloss man, auch jene Sprecher, die nicht persönlich anreisen konnten, beizubehalten, indem man sie einlud, eine Remote-Präsentation abzuhalten. Das bedeutet, dass Sprecher zu Hause ihre Präsentationen per Video aufzeichneten, die dann im Auditorium auf die Leinwand projiziert wurden. Am Ende jeder Sitzung nahmen alle abwesenden Sprecher live per Videokonferenz an einer Abschlussdiskussion teil.

Webcast-Registrierung:

Registrierte Teilnehmer, die aufgrund des Virus nicht anreisen konnten oder wollten, konnten ihre Registrierung in eine digitale Webcast-Registrierung umwandeln und einen Teil ihrer Teilnahmegebühr zurück erhalten. Dies ermöglichte es ihnen, die Konferenz von zu Hause aus im Internet zu streamen. Die Webcasts blieben bis zu einer Woche nach der Konferenz online.

Proaktive Kommunikation:

Viele Kongressorganisationsbüros (PCOs) definieren sich immer noch primär als Logistikunternehmen. Aber auch in den besten Zeiten sind internationale Konferenzen komplexe Ökosysteme, die sensible und zielgerichtete Kommunikationsmaßnahmen erfordern. In Krisenzeiten wird das umso deutlicher.

Erhöhtes Verantwortungsbewusstsein:

Nie waren sich Eventmanager ihrer großen Verantwortung so bewusst. Sie sind letztendlich für die Gesundheit und Sicherheit der Teilnehmer, Sprecher und Industriepartner verantwortlich, die sich vor Ort auf einer Veranstaltung aufhalten. Diese Verantwortung anzuerkennen und ernst zu nehmen wird uns dabei helfen, Veranstaltungen in Zukunft noch sicherer zu machen.

Zum Schluss:

Die oben beschriebenen Maßnahmen mögen nur kurzfristige Reaktionen gewesen sein, sie könnten jedoch schon bald zu einer neuen Normalität werden. Im Nachhinein betrachtet könnte diese Krise vielleicht sogar dabei helfen, die Kongressbranche von einigen alten Gewohnheiten zu befreien, die sie lange davon abgehalten haben, ihr volles Potenzial zu entfalten.

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