Ausstellung und Sponsoring

Ihr Event im Rampenlicht

Ausstellungs- und Sponsoring-Möglichkeiten von Kongressen und Konferenzen bestmöglich auszuleuchten, kann eine knifflige Sache sein.

Wenn es darum geht, deren Rahmen und Umfang festzulegen, sind Fachwissen, Marktkenntnisse, aber auch Gespür für das Gegenüber gefragt. Viel davon bringen wir mit – der Rest ergibt sich durch persönliche Gespräche.

Die Erwartungen vonseiten der Industrie können wir dank unserer Kontakte gut einschätzen, und so das Profil Ihres Kongresses schärfen.

Wichtig ist auch zu wissen, welche Verhaltens-Codices (Stichwort Compliance) maßgeblich sind. Außerdem gilt es, Erfahrungen von vergangenen Kongressen ebenso wie die Entwicklung konkurrierender Kongresse zu durchleuchten, und noch vieles mehr.

Hier eine Auswahl unserer Leistungen:

Basisleistungen
- Erstellung eines Ausstellungs- und Sponsoringkonzepts für den Kongress
- Recherche potenzieller Sponsoren und Aussteller*innen und relevanter Kontaktpersonen
- Erstellen einer online Anmeldeplattform für Aussteller*innen und Sponsor*innen
- Marketing und Verkauf von Sponsoringpaketen, Ausstellungsfläche, etc.
- Laufende Korrespondenz mit den Interessent*innen (per E-Mail und telefonisch)
- Abwicklung der Verträge mit der Industrie, Rechnungslegung und Zahlungsüberwachung sowie Verwaltung der eingehenden Gelder
- Vor-Ort-Präsenz während des Kongresses: Betreuung der Firmen während des Auf- /Abbaus und während der Tagung
- Buchhaltung und Schlussabrechnung mit dem/der Veranstalter*in
- Versand von Dankesschreiben an die Industrie und Einholen von Feedback
Spezifische Leistungen Ausstellungsorganisation
- Erstellung und Versand einer Ausstellerinformation mit Details zur technischen und organisatorischen Abwicklung vor Ort (z.B. Anlieferung, Transport, Mietmöbel, Auf- und Abbau, örtliche Besonderheiten, etc.)
- Vermessen der Ausstellungsfläche, Aufrisszeichnung unter Berücksichtigung von Cateringbereichen, der wissenschaftlichen Posterausstellung, etc.
- Erstellung des Ausstellungsplans; Standvergabe in Absprache mit dem Veranstalter
- Schnittstelle zwischen Veranstaltungsort und Aussteller*innen
- Koordination der Sublieferant*innen (Standbau, etc.)
Spezifische Leistungen - Sponsoring und Inserate
- Sponsor*innenakquise, schriftlich und telefonisch
- Erstellung und Verkauf individueller Sponsoringpakete und einzelner Sponsoringleistungen (Symposien, Inserate, etc.) in Absprache mit dem*der Veranstalter*in
- Verkauf und Organisation von Inseraten und Anzeigen für Drucksorten
- Koordination, Organisation und Durchführung vereinbarter Sponsoringpakete und -leistungen

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Basisleistungen

Spezifische Leistungen Ausstellungsorganisation

Spezifische Leistungen - Sponsoring und Inserate