Remote Presentations: Der Vortrag aus der Ferne

Das Programm steht, der Vortragsraum ist gebucht, die Pläne gezeichnet. Sie wissen, welches Mikro verwendet wird und ganz genau, wo welcher Stuhl aufgestellt werden muss. Ihre Sprecher gehören zu den Top-Experten in ihrer Disziplin. Wenn nun aber plötzlich einer absagt, oder sogar mehrere, bringt der hübscheste Plan und das beste Mikrofon nicht viel – die Qualität des Kongresses ist in Gefahr.
Nicht jede Sprecherabsage muss eine Lücke ins Programm reißen. Sind die Absagen beispielsweise durch externe Umstände, wie Probleme bei der Anreise, entstanden, besteht die Chance, dass sich der Vortrag durch eine Remote Presentation retten lässt.
 
Bei einer Remote Presentation werden Vorträge vor einer Kamera gehalten und dann auf eine Leinwand im Vortragsraum projiziert. So können die Teilnehmer dem Vortrag lauschen, ohne dass der Sprecher selbst vor Ort ist. Hier sind einige Dinge, die Sie als Organisator dabei beachten müssen:

Es gibt an sich zwei Möglichkeiten: entweder die Sprecher halten ihren Vortrag live vor laufender Kamera oder sie nehmen ihn vorab auf Video auf und das Publikum sieht eine Aufzeichnung, ähnlich wie im Kino.
 
Methode 1 – live-Übertragung – ist für das Publikum sicher am spannendsten und auch am authentischsten, ist jedoch mit hohen Risiken verbunden. Die Internetverbindung auf beiden Seiten muss über längere Zeit perfekt stabil sein, was auch im Jahr 2020 leider immer noch oft nicht der Fall ist, auch mit dem professionellsten Equipment.
 
Methode 2 – Aufzeichnung im Voraus – ist nicht nur sicherer, sie kommt auch den Sprechern entgegen, da sie in dieser ungewohnten Situation die Möglichkeit haben, kleine Patzer im Nachhinein auszubessern. Zudem kann so eine hohe Bild- und Tonqualität besser garantiert werden.

In einer perfekten Welt haben Sie die Mittel, jedem Sprecher ein professionelles Kamerateam vorbeizuschicken. In der echten Welt sind die Sprecher jedoch oft auf sich gestellt. Die gute Nachricht ist, dass heutzutage die in Laptops oder Mobiltelefone eingebauten Kameras bereits ganz gute Bilder liefern. Zudem gibt es die verhältnismäßig unkomplizierte Möglichkeit, die Folien einer Präsentation über ein Bildschirmvideo aufzunehmen, während der Sprecher nur im Hintergrund darüberspricht.
 
Sie als Veranstalter müssen dafür sorgen, dass die Sprecher die nötigen Informationen haben, um ihre Vorträge selbst aufzuzeichnen und auch wissen, wie sie diese zu Ihnen schicken können. Außerdem sollten Sie das Publikum trotz Abwesenheit möglichst in ihren Vortrag einbeziehen und zumindest direkt ansprechen. Investieren Sie ausreichend Zeit in die Erstellung eines detaillierten Leitfadens und lassen Sie stets eine Leitung offen, damit die Sprecher Sie jederzeit mit Fragen kontaktieren können.
 
Die Bild- und Tonqualität der Aufnahmen sollte von Ihnen zeitgerecht überprüft werden, damit Sie rechtzeitig darauf reagieren können. Wenn beispielsweise die Tonspur von geringer Qualität ist, gibt es immer noch die Möglichkeit, die Folien aufzuzeichnen und den Sprecher live hinzuzuschalten, was einen Teil des Risikos minimiert, da immerhin kein Video live übertragen werden muss, sondern nur der Ton.

Wissenschaftliche Sitzungen bestehen oft aus mehreren Vorträgen, gefolgt von einer gemeinsamen Diskussion. Über Videokonferenzsoftware können abwesende Sprecher live zu diesen Diskussionen hinzugeschalten werden. Dabei ist unbedingt zu beachten, dies vorher zu testen, am besten schon am Vortag, um böse Überraschungen zu verhindern. Die Sprecher sollten bereits einige Minuten vor der Diskussion online sein und dann nur noch live geschaltet werden müssen.

Remote Presentations sind eine tolle Notfalllösung. In Ausnahmefällen können sie es Sprechern ermöglichen, ihren Vortrag zu halten, auch wenn sie nicht anreisen können oder wollen – beispielsweise aufgrund von budgetären Beschränkungen oder zur Schonung des Klimas. Dennoch ist es unwahrscheinlich, dass Remote Presentations Live-Vorträge vollkommen ablösen werden, da die Interaktion mit den Sprechern vor Ort auch ein wichtiger Motivator zur Teilnahme sein kann. Wir werden mit Hilfe der Technologie in Zukunft aber bestimmt schneller und besser auf Ausfälle reagieren können als bisher.

Zum Schluss sollten wir noch erwähnen, dass der Erfolg diese Methodik von vielen Faktoren abhängt, die perfekt ineinandergreifen und alle Beteiligten wirklich gut zusammenarbeiten müssen. Remote Presentations bringen einen gewissen Extraaufwand mit sich. Nicht nur die Organisatoren, der PCO und die Technik vor Ort sollten bereit sein, diesen auf sich zu nehmen, sondern nicht zuletzt auch die Sprecher, die sich engagiert mit der neuen Technologie befassen müssen.