Interview Series #1: Let’s talk about IT!

Im ersten Teil unserer neuen Interviewserie widmen wir uns den unterschiedlichen Stabstellen, die essentiell für die Produktion und Abwicklung unserer Projekte sind. Oft sind sie aber vor allem im Hintergrund tätig und deshalb ist es Zeit sie vor den Vorhang zu holen und so einen Blick hinter die Kulissen zu gewähren. 2020 hat für alle einen großen Einschnitt bedeutet – wir haben uns angepasst, gelernt, Motivation gebündelt und Lösungen für unsere Kund*innen gefunden. Ohne unserer IT hätte aber all das sicherlich nicht so großartig funktioniert. Daher soll es in Teil 1 um sie gehen. Unsere IT Superstars, ohne die wir die letzten 18 Monate nicht überstanden hätten: Vorhang auf für Artur, Irina und Kemal.

Was war die größte Herausforderung für euch als IT-Team, die durch die Pandemie auf euch zugekommen ist?
 
Artur: Das war sicherlich die abrupte Umstellung auf virtuelle Kongresse. Wir hatten mit Streaming und virtuellen Kongressplattformen davor quasi keine Erfahrung. Wir mussten uns kurzfristig die notwendigen Kenntnisse aneignen und schnell reagiere. Das hat zum Glück aber gut funktioniert.
 
Wie hat sich der Kongress Alltag für das IT-Team geändert?
 
Kemal: wir sitzen alle im selben Boot, weshalb auch für uns als IT vieles unvorhersehbarer und kurzfristiger geworden ist.
 
Irina: Genau, die Aufgaben kommen viel kurzfristiger und die Anforderungen an uns erweitern sich ständig. Aufgaben, die früher unabhängig von den Projekten, immer gleich waren, sind nun viel dynamischer und unterscheiden sich voneinander. Man muss flexibel agieren und auch mehr Zeit einplanen: Rehearsals, Voraufnahmen mit Sprecher*innern etc. brauchen viel Vorbereitungszeit und Flexibilität auf allen Seiten. Vor Ort kommt jetzt auch noch die Betreuung der Technik dazugekommen – wir sind für alles zuständig, was online ausgestrahlt wird.
 
Artur: Ich denke auch, dass sich unser Aufgabenspektrum stark erweitert hat. Zu den früheren Aufgaben sind noch Zusätzliche gekommen. Neben den virtuellen und hybriden Kongressen werden auch die Anforderungen an in-house Grafik und Videoproduktion größer. Insgesamt ist die Aufgabenteilung und Spezialisierung in unserer Abteilung deutlicher als früher.
 
Welche IT-Trends werden in den nächsten Jahren in der Kongressbranche relevant? Was sind die größten Challenges?
 
Kemal: Hybride Kongresse sind inzwischen “the new normal” und werden sich in den nächsten Jahren noch weiter verfestigen mit den Schwerpunkten in “Content & Experience” und “Sustainability”. Wobei auch das ganzjährige Teilnehmer*innen-Engagement eine wichtige Rolle einnehmen wird.
Die größte Challenge ist die Planbarkeit und die notwendigen Investitionen in die Event-Branche.
 
Wie sieht ein klassischer Arbeitstag für dich aus, wenn du nicht aus dem Home-Office arbeitest?
 
Irina: Mein Wecker läutet meistens kurz nach 7, aber es dauert dann noch ein paar Minuten bis ich die Motivation zum Aufstehen gesammelt hab. Kurz vor 8 mach ich mich dann auf den Weg ins Büro. Im Büro angekommen geht es einmal direkt zur Kaffeemaschine. Dann ist es an der Zeit den Arbeitstag zu planen, mir einen Überblick zu verschaffen und die Aufgaben zu priorisieren. Meistens verbringe ich die Vormittage damit Registratur-Seiten aufzusetzen und unterschiedliche Grafiken für die virtuelle Kongressplattform zu erstellen. Oft kommen auch kurzfristige kleinere Tasks für unterschiedliche Projekte, die ich kurz einschiebe. Durch den Tag verteilt schwirren auch immer wieder unterschiedliche IT-Probleme von Kolleg*innen ein, die aber von uns als Team schnell gelöst werden. Nach der Mittagspause mit meinen “Lunch-Buddies” geht es mit der Bearbeitung von den Mails weiter, die fleißig in meiner Inbox eintrudeln. Bevor das Nachmittagstief mich dann überrollt, gibt’s ein kurzes Pop-Up Marketing Meeting, bei dem der Kaffee nicht fehlen darf. Dabei wird fleißig an unserem Social Media Auftritt gearbeitet und neue Ideen für diverse Marketing-Aktivitäten gesammelt. In letzter Zeit geht es sehr viel um Reels, also stay tuned! ? Um 17 Uhr geht es dann meistens mehr oder weniger pünktlich nach Hause.
 
Was sind die beliebtesten Büro-Snacks?
 
Artur: Tin Mints – Ich versuche tatsächlich auf Snacks im Büro zu verzichten.
 
Irina: Eindeutig Kinder Cards und wenn es mal etwas pikantes sein soll dann Käseschnecken oder Speckstangerl.
 
Kemal: Alle “gratis Snacks” und Süßigkeiten, die meine netten Kolleg*innen ins Büro mitnehmen ?
 
Bekommen wir zum Abschluss noch einen Einblick in die “IT-Playlist”? Was sind eure Top 3 Songs, die euch aus jedem Motivationstief holen?
 
Artur: “The Beach Boys – Sloop John B”, “Steve Winwood – Back in the High Life Again” , und wenn aufmuntern gar nicht mehr möglich ist: “Moby –When it’s cold I‘d like to die“
 
Irina: “Dylan – Nineteen ”, “Leslie Clio – Abcdef*ck Off ” , “Axwell x Ingrosso – Sun is shining ”
 
Kemal: “Red Hot Chilli Peppers – Can’t Stop”, “The Chemical Brothers – Galvanize”, “Kayne West – Nah Nah Nah”