Die Pandemie als Chance für Innovation – aus dem Blickwinkel des Industrie Managers

Die COVID-Krise hat die Kongresswelt weiterhin fest im Griff – auch der Umstieg auf virtuelle Events hat sich als sehr herausfordernd dargestellt. Wie auch bei physischen Veranstaltungen, ist die Einbindung von Industriepartnern auch für virtuelle Kongresse ein wichtiger Faktor für den Erfolg – Beiträge von Sponsoren sind für zahlreiche Kongresse die primäre Einnahmequelle. Da es im virtuellen Raum auch einen Trend zu immer geringeren werdenden Teilnahmegebühren gibt, sind Gesellschaften teilweise immer stärker auf die Unterstützung von Firmen angewiesen.
 
Kreative, interaktive Sessions für TeilnehmerInnen zu entwickeln, ist eine spannende, aber auch herausfordernde Aufgabe – noch ein Stück schwieriger ist es, Sponsoren und Industrieaussteller sinnvoll in die Veranstaltung mit einzubinden. Die letzten Monate und die Umstellung auf virtuelle Events haben uns aber genau deswegen völlig unerwartete Chancen eröffnet – denn gemeinsam mit zahlreichen Firmen konnten wir an neuen Lösungen arbeiten, um echten Mehrwert für alle Beteiligten zu garantieren
 
Unser Ziel: Die effektivste Kongresstransformation für unsere Indistriepartner
 
Als wir, bei Mondial Congress & Events, uns an die Erstellung sinnvoller Sponsorship Packages für virtuelle Veranstaltungen gemacht haben, stand für uns eine Frage im Mittelpunkt: „Was sind die wichtigsten Ziele unserer Partner, wenn sie sich mit einem Sponsoring an Events beteiligen?” Vermutlich variiert die Antwort von Unternehmen zu Unternehmen, aber der Fokus auf die unterschiedlichen Bedürfnisse war für uns wichtig bei der Entwicklung von neuen Produkten, mit denen wir die dauerhafte finanzielle Unterstützung unserer Kundenprojekte sicherstellen konnten. Es ist für uns wichtig, die Sicht der Unternehmen ausreichend zu verstehen – denn auch für die meisten von ihnen war diese Art des Sponsorings eine völlig neue Erfahrung.
 
Ein Faktor, den zahlreiche Unternehmen als erfolgskritisch betrachteten: Sponsoring muss für Sichtbarkeit sorgen, wertvolle Beziehungen fördern und für Verkäufe sorgen. Sponsoring Packages sollten sich auf diese Bereiche konzentrieren und so den Unternehmen echte Gründe liefern, sich an diesen neuen, virtuellen Events zu beteiligen.
 
Die virtuelle Welt als Türöffner für Sponsoring
 
Viele bewährte Sponsoringprodukte – Lanyards, Kongresstaschen, Notizblöcke, Stifte etc. – haben kein Äquivalent in der virtuellen Welt. Auch die Möglichkeit zur direkten Interaktion mit den Teilnehmenden ist digital eher eingeschränkt. Wir wollten uns aber nicht auf das fokussieren, was anders ist oder fehlt – unser Fokus lag auf den zahlreichen Chancen, die sich durch die virtuellen Events für Sponsoren ergeben.
 
Die digitale Welt bietet breite Zeitfenster und einzigartige Möglichkeiten, um als Sponsor vor, während und nach einem Kongress präsent zu se
 

• Sponsoren im Vorfeld der Veranstaltung vorstellen
   Setzen Sie gesponserte Newsletter, Social Media-Posts, Logos auf der Kongress-Website, der Kongress-App, E-Marketing-Materialien und Video-Tutorials auf der virtuellen Kongressplattform und gebrandete Online-Anmeldeformulare ein.
• Sponsoren während der Veranstaltung hervorheben
   Richten Sie einen gebrandeten Banner/Slider ein, erstellen Sie kurze Videos oder Anzeigen im digitalen „Wartebereich“ vor Beginn der Session, organisieren Sie einen Pop-up-Moderator, der die Teilnehmer zum Besuch der Ausstellung und der gesponserten Sitzungen einlädt. Führen Sie ein Live Q&A, Umfragen oder Gamification-Maßnahmen durch, um das Engagement der Teilnehmer zu steigern, und schicken Sie am Ende jedes Kongresstages einen Newsletter aus.
• Platz für ihre Sponsoren auch nach dem Hauptevent
   Nehmen Sie Fragen Ihrer Sponsoren in die Teilnehmerbefragung auf, stellen Sie sicher, dass die gesponserten Sessions On-Demand und in der E-Library des Kongresses verfügbar sind oder schicken Sie einen Follow Up-Newsletter nach dem Event aus.

 
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg
 
Einer der positivsten Nebeneffekte unserer virtuellen Kongresse war die tiefere Verbindung, die zwischen unseren Industrie Managers und den Sponsoren entstanden ist. Bei den meisten unserer physischen Events beschränkt sich die Möglichkeit des Sponsorings auf die Location, in der das Event stattfindet; virtuelle Events bieten dagegen zahlreiche Möglichkeiten über geografische Grenzen hinaus. Im Vorfeld unserer bisher durchgeführten virtuellen Kongresse haben wir uns immer ausführlich mit den Bedürfnissen unserer Industriepartner auseinandergesetzt, um maßgeschneiderte Angebote für ihre Anliegen auszuarbeiten. So verzeichneten sowohl wir als PCO als auch die Sponsoren steile Lernkurven im Bereich der virtuellen Konferenzen. Es war großartig zu sehen, wie der intensive Austausch mit den Unternehmen dazu beigetragen hat, die Möglichkeiten in diesem Bereich deutlich weiterzuentwickeln und auszuschöpfen.
 
Die Zukunft ist hybrid
 
Auch, wenn wir viel Zeit und Energie in die Entwicklung virtueller Konzepte gesteckt haben, werden diese niemals die zwischenmenschliche Interaktion ersetzen, die wir von physischen Veranstaltungen vermissen. Und dennoch haben die letzten Monate die Eventlandschaft deutlich verändert. Virtuelle Events sind gekommen, um zu bleiben – auch wenn sie wohl mehr als verlängerter Arm zu physischen Kongressen zu sehen sein werden.
 
Die Lektionen, die wir in diesem Jahr mitnehmen durften, werden wir ganz sicher in die neuen, hybriden Events einfließen lassen; außerdem haben wir noch deutlicher erkannt, wie wichtig die enge Zusammenarbeit und eine gute Beziehung mit Industriepartnern für die Erstellung attraktiver, individueller Produkte ist, die nicht nur den Sponsoren, sondern auch die Veranstaltung selbst bereichern.