Content Capturing: Die digitale Verlängerung Ihres Kongresses

Bereits vor der Coronakrise ging der Trend unter Fortbildungsbeziehern in die Richtung, immer mehr Inhalte digital zu konsumieren. Eine Option, solche Inhalte herzustellen, ist das sogenannte „Content Capturing“, bei dem Konferenzinhalte live aufgezeichnet und digital verfügbar gemacht werden. Hier finden Sie einige der wichtigsten Fakten über Content Capturing:

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einem Auditorium und sehen sich eine Sprecherin an, die auf der Bühne einen Vortrag hält. Beim Content Capturing werden genau jene Inhalte, die Sie vor sich sehen, auf Video aufgenommen und digital verfügbar gemacht. So können auch Personen, die nicht anwesend sind, diese in hoher Qualität konsumieren.

Aktuell verbringen aufgrund der COVID-19-Pandemie gezwungenermaßen viele Menschen mehr Zeit zu Hause. Zahlreiche Fortbildungen und Kongresse wurden abgesagt. Wer sich trotzdem fortbilden möchte, kann das über ein immer breiteres Online-Angebot tun. Wenn Sie Ihre Veranstaltung aufgezeichnet haben, können auch Sie ein solches Angebot online verfügbar machen und für Ihre Zielgruppe gerade auch in Krisenzeiten relevant bleiben.
 
Aber auch wenn eine Konferenz regulär über die Bühne geht, können digitale Inhalte, zum Beispiel über Livestreams, Teilnehmer erreichen, die vielleicht nicht anreisen konnten und deren Unterstützung man anderenfalls verloren hätte. Darüber hinaus erfüllen digitale Inhalte auch über eine simple Archivfunktion – sie helfen dabei, wichtige Informationen zu bewahren und dienen der Überbrückung der Zeit bis zur nächsten Konferenz, vorausgesetzt dass sie in Online-Bibliotheken („Content Libraries“**) zur Verfügung gestellt werden.

Wenn Sie beschlossen haben, Ihre Konferenz aufzuzeichnen, sollten Sie sich unbedingt zeitgerecht nach einem professionellen Anbieter mit zeitgemäßer professioneller Ausrüstung umsehen. Ein erfahrenes Unternehmen zu beauftragen ist sicherer und auch günstiger als sich die komplette Ausrüstung, Online-Infrastruktur und das erforderliche Wissen selbst einzukaufen (auch wenn es in Ausnahmefällen für manche Organisationen Sinn machen kann). Sie sollten jedenfalls sicher stellen, dass die Inhalte, die Sie online zur Verfügung stellen, qualitativ auch dem entspricht, was die Teilnehmer vor Ort sehen.

Die aufgezeichneten Vorträge können online in Echtzeit als sogenannte Webcasts* übertragen werden. So kann man über den Laptop oder das Smartphone am Geschehen teilnehmen ohne selbst vor Ort zu sein. Im Nachhinein können die Inhalte auch in einer Online-Bibliothek („Content Library“**) bestehen bleiben, auf die unter bestimmten Voraussetzungen zugegriffen werden kann. Es bleibt Ihnen überlassen, ob die Inhalte für alle gratis zur Verfügung stehen sollen, nur für Kongressbesucher oder auch für ein neues Publikum, beispielsweise unter Einbehalten einer Abo-Gebühr.

Die Sprecher sind Urheber ihrer Inhalte und können theoretisch verweigern, ihre Vorträge zur Verfügung zu stellen. Manchmal möchten sie auch, dass Teile ihres Vortrags gelöscht werden und beispielsweise nur bestimmte Folien zugänglich bleiben. Es ist also besonders wichtig, alle Sprecher vorher über die geplanten Maßnahmen zu informieren und gegebenenfalls ihre Erlaubnis einzuholen.

Um eine hohe Qualität sicherzustellen, ist es wichtig, für ein stimmiges Bild zu sorgen. Equipment muss aufgebaut und getestet werden, in manchem Fällen kann es außerdem sinnvoll sein, sich Zeit für Proben direkt mit den Sprechern zu nehmen. Der Content Capturing Anbieter sollte möglichst frühzeitig mit dem Tagungshaus bzw. dessen Technikteam in Verbindung gebracht werden – idealerweise mehrere Monate im Voraus – damit die zuständigen Personen untereinander alles Notwendige klären können.

Wie lange Inhalte online verfügbar bleiben, hängt von verschiedenen Faktoren ab. In manchen Bereichen verlieren innovative Neuerungen rasch ihre Gültigkeit. Manche Sprecher stimmen außerdem nur einer zeitlich begrenzen Verwendung ihrer Inhalte zu. Natürlich hängt es auch von Ihrer persönlichen Strategie ab, wie lange Sie die Inhalte zur Verfügung stellen möchten. Falls Ihre Teilnehmer oder Abonnenten für die digitalen Inhalte zahlen, sollten sie bereits vor der Zahlung darauf hingewiesen werden, wie lange ihr Zugang voraussichtlich gültig sein wird.
 
Selbstverständlich kann Content Capturing nicht den authentischen Austausch von Mensch zu Mensch ersetzen, der Kongresse so wertvoll macht. Wie Sie sehen, kann es jedoch viele Vorteile haben, als Ergänzung zu einem Live-Meeting digitale Inhalte aufzuzeichnen. Haben Sie Interesse, es selbst einmal zu probieren? Dann kontaktieren Sie uns einfach – wir beantworten gerne Ihre Fragen.

*Webcast Recording
Aufnahme von wissenschaftlichen Präsentationen bzw. Vorträgen.
Dies wird dann in einem weiteren Schritt in der Content Library** zur Verfügung gestellt.
Ein Live Webcast hingegen ist die Live-Übertragung einer Präsentation im Internet.
 
**Content Library
Eine Content Library ist eine Plattform, auf der wissenschaftliche Inhalte zusammengestellt werden. Dort werden die aufgenommenen Webcasts zur Verfügung gestellt und sind jederzeit abrufbar.