Besuch beim verborgenen Volk der Kongressorganisatoren

Eines der Dinge, die professionelle Kongressbüros so spannend machen, ist, dass dort Menschen mit vielen unterschiedlichen Hintergründen zusammenarbeiten. Unsere Projektmanagerin Carola, zum Beispiel, hat einen Abschluss in Sozialanthropologie, dem Studium der menschlichen Kulturen und Beziehungen auf der ganzen Welt. Das Wissen, das man dabei erwirbt, ist nicht nur nützlich, wenn man in einem internationalen Umfeld arbeitet, es ist natürlich auch für sich genommen sehr interessant.

In ihrem Gastbeitrag hat sich Carola unser Büro aus der Linse einer Anthropologin angesehen und es studiert, als wäre es ein abgelegener Urwaldstamm. Herausgekommen ist eine kleine Studie, die nicht zu ernst genommen werden soll, aber vielleicht die eine oder andere witzige Tatsache über den PCO-Alltag zum Vorschein bringt. Viel Spaß beim Lesen!

“It may be in the cultural particularities of people — in their oddities — that some of the most instructive revelations of what it is to be generically human are to be found.”
― Clifford Geertz
 
Drei Jahre meines Lebens widmete ich dem Studium der Sozialanthropologie, jenem Zweig der Anthropologie, welcher sich mit dem Studium der kulturellen und sozialen Aspekte von menschlichen Gemeinschaften beschäftigt. Während meines Studiums lernte ich viel über Stämme und Völker auf der ganzen Welt, ihre kulturellen Eigenheiten genauso wie ihre Rituale und Glaubenssysteme. Wir studierten beispielsweise sibirische Schamanen die sich in Elche verwandelten und hörten (mehrere) Geschichten über Steine mit menschlichen Gefühlen. Anthropologen diskutieren außerdem gerne darüber, ob es nicht viel angenehmer wäre, wenn wir alle noch als Jäger und Sammler leben würden.
 
Nach meinem Studium machte ich mich jedenfalls auf die Suche nach einem ähnlich spannenden Projekt und stieß dabei auf ein Kongressorganisationsbüro (PCO – Professional Congress Organiser) namens Mondial Congress & Events. Die traditionelleren Sparten der Sozialanthropologie konzentrieren sich auf weit entfernte, abgelegene Orte. So war ich erstaunt als ich bemerkte, dass diese Kultur, die in unserer Mitte existierte, in keiner Weise weniger fesselnd war als jene der Tribriand-Inselbewohner, welche vor 100 Jahren von Bronislav Malinowski, dem Vater der modernen Anthropologie, beschrieben worden waren.

Dieser Erkenntnis folgend, nutzte ich die Gelegenheit und bewarb mich als “teilnehmende Beobachterin”. Die teilnehmende Beobachtung ist die bevorzugte Methode der Feldforschung von Sozialanthropologen und impliziert das vollkommene Eintauchen in eine fremde Kultur zu Forschungszwecken. Man nimmt quasi aktiv am Leben der neuen Kultur teil um sie besser verstehen zu können. Daraus folgt, dass ich mich zwar bei Mondial als „Administration Manager“ (siehe Definition weiter unten) bewarb, selbstverständlich handelte es sich aber in Wirklichkeit um teilnehmende Beobachtung. Ich „arbeite“ nun bereits seit drei Jahren hier („teilnehmend“) und beobachte diesen faszinierenden Stamm.
 
Teilnehmende Beobachter sind bemüht, ihre Forschungssubjekte weder zu beeinflussen noch zu interviewen (auch weil die Subjekte in diesem Fall in der Regel sehr beschäftigt sind). Die Integration in die Gruppe verlief problemlos. Im Gegensatz zu anderen anthropologischen Feldforschern, wurde noch nie auf mich geschossen oder ich aus dem Dorf gejagt. Manche der Rituale erschienen am Anfang recht fremdartig. Beispielweise bestehen die Angestellten dieses speziellen Kongressorganisationsbüros darauf, auf Kongressen knallgelbe Turnschuhe zu tragen. Alles in Allem handelte es sich jedoch um eine Kultur, die mit ihrer Offenheit für jede Forscherin eher einen Luxus darstellen sollte.

Bevor wir zu den Resultaten meiner kleinen Studie des PCO Stamms kommen, sollten einige Begrifflichkeiten geklärt werden:
 
PCO – kurz für Professional Congress Organiser; eine Gruppe von Personen, die sich der Organisation von (hauptsächlich) wissenschaftlichen Veranstaltungen widmet, wobei sie alle dafür notwendigen Aufgaben übernimmt, darunter Teilnehmermanagement, Programmadministration und Industrieausstellungen.
 
Kongress – Ursprünglich handelt es sich bei einem Kongress um eine Versammlung von Experten an einem bestimmten Ort. Ein guter PCO schafft es jedoch, ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu erzeugen, das über pure Anwesenheit hinausgeht. Letztendlich existieren Kongresse als verbindende Kraft in Gemeinschaften und PCOs sind entscheidend daran beteiligt, sie zu anhaltenden Ritualen zu erheben.
 
Die Hauptfrage dieser Studie ist wie ein PCO es schafft, dieses Zusammengehörigkeitsgefühl unter Kongressteilnehmern zu schaffen und Veranstaltungen zu kreieren, die eine verbindende Anziehungskraft ausüben.
 
Kongressbesucher signalisieren ihre Zugehörigkeit zum Kongress auf vielfältige Weise: sie melden sich bis zu ein Jahr im Voraus an, sammeln sogenannte Kongresstaschen oder begeben sich auf Pilgerreisen zu den Hashtag Printern vor Ort, um sogenannte „Selfies“ einzusammeln, versehen mit dem Kongresslogo (einer Art rituellem Emblem).
 
Einige Beispiele:

Die vorliegende Arbeit bestätigt das Ergebnis, dass PCOs es schaffen, die tiefere Bedeutung von Kongressen zu kreieren und aufrechtzuerhalten. Dies geschieht primär durch die Spezialisierung auf verschiedene Leistungsbereiche, die die optimale Verteilung von Zeit und Ressourcen zulassen.
 
Als Reaktion haben sich zahlreiche Nebenstämme gebildet, welche gemeinsam die Höhen und Tiefen der Kongressorganisation durchleben und durch ihre Spezialisierung alle Hindernisse meistern, die ihnen in den Weg gelegt werden. Diese Nebenstämme weisen einzigartige Eigenschaften auf, die hierin beschrieben werden sollen:

Dieser Nebenstamm ist einer der wichtigsten im Hauptstamm “Mondial Congress & Events”, da er direkt mit den Kongressteilnehmern in Kontakt steht. Viele PCOs sind immer noch überzeugt von der Idee, dass im Kundenservice Menschen direkt mit anderen Menschen interagieren sollten und nicht über automatisierte Prozesse, woraus sich die Aufgabe der Administration Manager ableitet. Sie sind in der Regel auf sämtliche Fragen vorbereitet, die ihnen unterkommen können, vom einfachen „Wo findet der Kongress statt?“ bis hin zu durchaus komplexen Aufgabenstellungen wie „Ich möchte ein Zimmer für vier Personen buchen und benötige ein veganes, glutenfreies Frühstück. Ach, und könnten Sie mir meine Flüge buchen, bitte?“. Die komplexere Art der Fragestellung erscheint mit statistischer Wahrscheinlichkeit häufiger je näher der Kongresstermin rückt.
 
Die für diese Aufgabe benötigte Ausdauer und Stärke können nicht überbetont werden.
 
Typischer Lebensraum: Vergraben in ihren E-Mails mit gelegentlichen Kaffeepausen, in welchen Geschichten über besonders einfallsreiche Teilnehmer mündlich weitergegeben werden.

Nur wenige Teilbereiche sind wohl so essentiell für den Erfolg eines Kongresses wie das wissenschaftliche Programm.
Die Rolle der Programmadministratoren innerhalb des Stamms versteht sich zum Teil als Schiedsrichter, zum Teil als Mediatoren. Stets wiegen sie die Konsequenzen unterschiedlicher Entscheidungen ab (Was können wir unseren Sprechern als Dankeschön anbieten? Welche Vorträge ziehen am meisten Publikum ins Auditorium?) und beraten Veranstalter und Organisationskomitee während sie bemüht sind, die Interessen aller beteiligten Personen auszubalancieren. Sie spielen auch eine substanzielle Rolle in der Erstellung des „Programmhefts“ (eine Art heiliger Text, welcher von allen Stammesmitgliedern streng befolgt wird). Diese große Verantwortung resultiert in stundenlangem Korrekturlesen und einem leichten Gefühl der Beunruhigung wann immer Sitzungsdetails im letzten Moment geändert werden müssen – also eigentlich immer.
 
Typischer Lebensraum: In einem Dschungel aus Excellisten, in denen sämtliche Details verzeichnet sind, vom Raumbedarf bis hin zu den Lebensmittelunverträglichkeiten der Sprecher; ironischerweise sind sie keine großen Unterstützer von gedruckten Programmheften und bevorzugen Kongressapps, in welche kurzfristige Änderungen digital eingepflegt werden können.

Ausstellungs- und Sponsorshipmanager sind ein dritter Nebenstamm, der häufig in PCO Projektteams zu finden ist. Anders als die anderen Subgruppen, welche größtenteils im Austausch mit Teilnehmern, Sprechern und Organisatoren stehen, leben Industriemanager in der Welt der Pharmafirmen und medizinischer Ethik-Codizes.
 
Man kann fast sagen, dass die Rolle der Industriemanager jener der Jäger in traditionellen Jäger- und Sammlergesellschaften am nächsten ist, da sie das Überleben der Gruppe sichert. Natürlich „jagen“ Industriemanager nicht nach Industriekontakten, sondern versuchen vielmehr Beziehungen zum gegenseitigen Vorteil aufzubauen, deren Grundlagen Vertrauen und Kooperation sind. Fern von den Blicken der anderen Stammesmitglieder, verfolgen Industriemanager potenzielle Partnerschaften, kontrollieren die Ausstellungslogistik, weisen Stände zu und kommen nur hin und wieder aus dem Unterholz gekrochen, um den übrigen Teammitgliedern ihre Ergebnisse zu präsentieren. Aufgrund ihrer bemerkenswerten Zielstrebigkeit sind sie leider auch oft die letzten, die über Neuigkeiten und Änderungen informiert werden, beispielsweise wenn eine Registraturfrist verschoben wurde.
 
Typischer Lebensraum: Am Telefon beim Diskutieren von Standplätzen und Symposiumsregulationen, während sie Fragen zur Registratur an einen Administration Manager weiterleiten. Am Kongress häufig die ersten vor Ort, wo sie einsam durch leere Ausstellungshallen streifen und Bodenmarkierungen überprüfen.

Während die anderen Nebenstämme mithilfe ihrer spezifischen Fähigkeiten die Komplexitäten der Kongressorganisation navigieren, braucht es die zusätzliche Kraft eines Projektmanagers, um alles zusammenzuführen. In ihrer Rolle beaufsichtigen sie nicht nur die anderen Nebenstämme und stellen sicher, dass alles nach Plan läuft, sie leiten auch als Wegweiser durch den Prozess. Sie helfen dabei, einen Kongress zu einem glorreichen Großereignis zu transformieren, das tausende von Experten anzuziehen vermag. Es wäre einfach, den Projektmanager mit dem Stammeshäuptling oder Dorfoberhaupt gleichzusetzen, aber tatsächlich scheint es treffender, seine Rolle mit jener des Schamanen zu vergleichen, welche in der Anthropologie besonders häufig diskutiert wird.

Schamanen vereinen ihren Stamm, indem sie in bunten Ritualen pflanzliche Substanzen zusammenmischen – mit manchmal zweifelhaftem Einfluss auf die Gesundheit. Projektmanager üben ihre transformativen Kräfte aus, indem sie ihrerseits ein Team vereinen und es größer machen als die Summe seiner Teile. Sie verwandeln leere Hallen in lebhafte Kongressareale und sind fundamental am Endprodukt beteiligt.

Von Schamanen wird auch oft behauptet, dass sie in Visionen die Zukunft vorhersehen können. Auch Projektmanager haben eine besondere Beziehung zur Zukunft und erforschen mögliche Szenarien, um potenzielle Gefahren für den Stamm abzuwenden. Dies tun sie durch die Erstellung von mystischen Budgets und Projektionen – ein Blick in die Zukunft und auf mögliche Risiken, der ihnen dabei hilft, durch eine weitere Schutzschicht zum Wohlergehen des Kongresses und des Stamms beizutragen.

Typischer Lebensraum: Überprüfen den Fortschritt des Teams und leiten verschiedene E-Mails an die jeweiligen Nebenstämme weiter (manchmal inklusive der richtigen Antworten). Man kann sie in allen Bereichen des Kongresses finden, mehr oder weniger gleichzeitig. Es ist noch nicht ausreichend untersucht, ob sie einfach nur sehr effiziente Power Walker sind oder sich mit ihren mystischen Kräften tatsächlich teleportieren können. Dieser Nebenstamm kann manchmal dabei beobachtet werden, wie er Nahrung mit zu Meetings bringt als Ausdruck seiner Autorität.

Den Lesern dieser Studie wird nunmehr klar sein, dass alle besprochenen Nebenstämme bestimmte Eigenheiten – oder Schrullen – aufweisen. Miteinander sind diese jedoch essentiell in der Erschaffung des kurzen Moments, der einen Kongress zu einer wahrhaft einzigartigen Erfahrung für den Besucher macht. Zwar ist jede einzelne Gruppe wichtig für den Erfolg eines bestimmten Projekts, man kann jedoch nicht davon ausgehen dass sie in Isolation überleben könnte. Ihre Konzentration und Hingabe wird erst durch das Netz von Unterstützern, das bei fast jedem PCO existiert und das Team begleitet – sei es der Marketingexperte (oder, in anthropologischer Fachsprache: Häuptling charismatischer Kongressführung) oder die IT-Abteilung (welche in Jäger- und Sammler- Gesellschaften vermutlich die einzigen Stammesmitglieder waren, die tatsächlich wussten, wie man Feuer macht und so das Überleben aller anderen sicherten).

Bei genauer Beobachtung der verschiedenen Untergruppen und ihrer Einung durch die schamanischen Projektleiter, kann man nun verstehen, wie PCOs ihre anspruchsvollen Mission gerecht werden, eine einfache Versammlung in einen Kongress umzuwandeln, welcher von allen involvierten Personen als Pflichtveranstaltung anerkannt wird. Die Welt mag Veranstaltungsplaner selten mit Ruhm überschütten, es ist jedoch sicherlich bemerkenswert, wie diese Kultur aus Teamwork, Unterstützung und Arbeitsethos es schafft, nicht nur einen sondern zahlreiche solcher Kongresse möglich zu machen, die regelmäßig stattfinden. Es wird interessant sein, zu sehen, wie sich diese Kultur weiterentwickelt unter dem Einfluss einer sich ständig ändernden Welt und neuen Anforderungen in der Kongressorganisation.
 
Bedauerlicherweise ist sich die anthropologische Gemeinschaft noch nicht der kulturellen Wichtigkeit bewusst, die das Studium und der Erhalt dieses einzigartigen Stammes sowie die kulturelle Weiterentwicklung von PCOs für kommende Generationen mit sich bringen würde (wie auch Malinowski es mit den Bewohnern der Trobriant-Inseln tat). Daher habe ich als unabhängige Wissenschaftlerin beschlossen, dass weitere Studien absolut notwendig sind und werde meine teilnehmende Beobachtung beim Stamm der PCOs bis aufs weitere fortsetzen.