6 Phasen im Event-Krisenmanagement

20. April 2020

Die Veranstaltungsbranche muss oft eine der ersten sein, die auf globale Bedrohungen reagiert. Weil auf Veranstaltungen so viele Menschen zusammenkommen, tragen Veranstalter enorme Verantwortung und müssen auf drohende Schwierigkeiten auf rasche wie sensible Weise reagieren. Man könnte daher auch sagen, unsere Branche funktioniert fast wie ein Frühwarnsystem für sich nahende Krisen.
 
Das Schöne am Organisieren von Kongressen und Events ist ja, dass keine Veranstaltung der anderen gleicht. Trotz alledem gibt es natürlich Prozesse und Modelle, die wir benutzen, um Kongresse und Events zu organisieren. Damit vor Ort alles glatt läuft, greifen wir auf bewährte Abläufe, Zeitpläne und Projektionen zurück. In Krisenzeiten können diese Vorlagen jedoch von einem Moment auf den anderen ihre Gültigkeit verlieren. Plötzlich müssen wir uns auf eine vollkommen neue Realität einstellen und Wochen, Monate und manchmal sogar Jahre sorgfältigen Planens in Frage stellen.
 
Zwar folgt Krisenmanagement von Natur aus keinen strikten Regeln, es gibt jedoch sich wiederholende Muster, nach denen Sie Ausschau halten können. Unten haben wir häufige Phasen des Krisenmanagements bei Events illustriert, basierend auf unserer eigenen Erfahrung. Als Beispiel dient eine internationale Veranstaltung, die wir Anfang März 2020 inmitten der Coronakrise organisiert haben. Die sechs Phasen der Krise erstreckten sich auf eine Zeitspanne von insgesamt nur etwa zwei Monaten.

1. Evaluierung

  • Januar 2020: Das Coronavirus breitet sich in China aus, aber noch gibt es keinerlei Hinweise darauf, dass es Europa erreichen wird. Unsere erste Prüfung ist also regional konzentriert: kommen Teilnehmer aus den betroffenen Regionen auf unsere Veranstaltung? Wie viele? Welchen Einfluss hat es auf meine Veranstaltung, wenn sie nicht kommen können?

 
Unsere vorläufige Einschätzung: Die Krise ist regional eingegrenzt und betrifft unsere Veranstaltung nicht. Wir werden wie geplant vorgehen.

2. Sensibilisierung

  • Anfang Februar 2020: Die ersten Coronafälle treten in Europa auf, mit besonders hohen Konzentrationen in Italien. Entgegen unserer Ersteinschätzung erreicht die Krise nun auch Europa. Wir beginnen damit, die Empfehlungen der WHO und lokalen Gesundheitsinstitutionen des Landes, in dem unsere Veranstaltung stattfinden wird, genau zu überwachen. Bei unserer Veranstaltung handelt es sich schließlich um eine Konferenz für medizinisches Personal, welches in direkten Kontakt mit Infizierten oder Hochrisikogruppen geraden sein könnte. Wir entwickeln einen Gesprächsleitfaden um auf die ersten Kundenanfragen, die uns zum Thema erreichen, gut reagieren zu können.

 
In dieser Phase wird die Beobachtung von Medien und Nachrichten Teil unseres Alltags und zielgerichtete Kommunikation gewinnt an Wichtigkeit.

3. Umdenken

  • Mitte Februar 2020: Wir sind an dem Punkt angelangt, an dem wir akzeptieren müssen, dass unsere Ersteinschätzung falsch war und beginnen, mit unserem Kunden verschiedene Szenarien zu besprechen. Dazu gehört finanzielle Notfallplanung, sollte die Veranstaltungen abgesagt werden müssen, die möglichen Auswirkungen von Haftpflichtansprüchen, die Überprüfung von Verträgen mit Zulieferern und dem Tagungshaus und eine detaillierte Prüfung der rechtlichen Lage.

 
In dieser Phase müssen unsere bewährten Pläne und Prozesse komplett über den Haufen geworfen werden, damit die Veranstaltung weiterhin stattfinden kann. Das Wichtigste hier ist, anpassungsfähig zu sein und die Bereitschaft mitzubringen, ein an sich fertiges, bewährtes Produkt kurzfristig in etwas Neues zu verwandeln.

4. Entscheidung

  • Mitte- bis Ende Februar (ca. 2 Wochen vor dem Kongress): In diesem Stadium müssen schwierige Entscheidungen getroffen werden, ohne die Gewissheit, dass es die richtigen sind. Es gibt Forderungen, die Veranstaltung abzusagen, aber ebenso viele Forderungen, die Veranstaltung abzuhalten. Mehrere Sprecher und Besucher beginnen, ihre Teilnahme zu stornieren. Wir wissen, egal, wie unsere Entscheidung ausfallen wird, unsere Pläne werden sich ändern müssen. Wir evaluieren, wie viele Änderungen das Projekt aushalten kann um dennoch erfolgreich zu sein.

 
Nachdem es keine offizielle Empfehlung seitens der Gesundheitsbehörden gibt, Veranstaltungen abzusagen, entschließt sich unser Kunde, die Veranstaltung durchzuführen. Es müssen jedoch Maßnahmen getroffen werden, um die Gesundheit und Sicherheit aller Beteiligten sicherzustellen. Gleichzeitig müssen Stornierungen von Sprechern und Teilnehmern weitestgehend verhindert werden. Wir beschließen, die Veranstaltung in einen Hybridevent umzuwandeln, der Anwesenheit vor Ort mit teilweise digitalen Präsentationen und Webcast-Registrierungen für abwesende Teilnehmer verbindet

5. Umsetzung

Eine Woche vor dem Kongress und vor Ort:
 

  • Unsere Entscheidung steht fest und unsere Botschaften sind klar. Tägliche Kommunikation der Maßnahmen an die Teilnehmer steht jetzt im Mittelpunkt. Wir kommunizieren per E-Mail und App. Das Ziel ist, alle Beteiligten mit den richtigen Informationen zu versorgen und ein Gefühl von Sicherheit und Besonnenheit zu vermitteln, damit sich unser Team vollkommen auf die Planung konzentrieren kann.
  • Teilnehmer aus Ländern mit Reisebeschränkungen oder hohen Covid-19 Fallzahlen werden ermuntert, ihre Registrierung in eine Webcast-Registrierung umzuwandeln, um zu Hause bleiben zu können.
  • Sprecher, die von zu Hause aus vortragen, müssen darauf vorbereitet werden. In manchen Fällen muss auch die technische Ausstattung erneuert werden. Dieser Prozess erfordert äußerst professionelle technische Unterstützung und Beaufsichtigung.
  • Viel Arbeitszeit, die normalerweise für Logistik vor Ort verwendet wird, muss umverteilt werden um technische Proben vor Ort mit Sprechern und Moderatoren zu ermöglichen.
  • Schützende Maßnahmen werden im Tagungshaus umgesetzt. Dazu gehört beispielsweise, Handdesinfektionsmittel zur Verfügung zu stellen, die Putzfrequenz zu erhöhen und Catering anzupassen (kein Finger Food). Gleichzeitig sollen Marketingaktionen gering gehalten werden, damit der Fokus der Öffentlichkeit auf den wissenschaftlichen Inhalten der Konferenz liegt, nicht auf der Krise.

 
Entgegen mancher Erwartungen ist die Veranstaltung ein voller Erfolg. In dieser Phase hängt ein Gelingen in hohem Maße von folgenden Faktoren ab:
 

  • Ein erfahrenes Team, das die Fähigkeit hat, von gewohnten Pfaden abzuweichen und sich auf die neuen Gegebenheiten einzustellen.
  • Ein Reserveteam, das groß genug ist, sich um die Logistik des klassischen Event Managements zu kümmern während sich das Kernteam auf die Krisenbewältigung konzentriert.
  • Eine vertrauensvolle Kundenbeziehung, in der der Kunde alle Entscheidungen des PCO mitträgt.
  • Ausreichend technisches Personal, das sich vor Ort Vollzeit auf seine Aufgaben konzentrieren kann. Ein eigens rekrutiertes Technikteam ist in dieser Phase ein Muss.

6. Weiterentwicklung

  • 1 Woche bis 3 Monate nach der Veranstaltung: Sobald die Akutphase der Krise bewältigt ist, hat man Zeit, Entscheidungen und Maßnahmen eingehend zu reflektieren. Etwa eine Woche nach dem Kongress werden in großen Teilen Europas Ausgangsbeschränkungen durchgesetzt. Um es medizinischem Personal und Ärzten, die ihre Praxen schließen mussten, zu ermöglichen, ihre Zeit zu Hause sinnvoll zu nutzen, werden die Webcasts der Veranstaltung als Online-Fortbildung zur Verfügung gestellt. Die Krise hat letztendlich dazu beigetragen, bereits geplante Entwicklungen zu beschleunigen.

 
In dieser Phase haben wir, wenn alles gut geht, einen klareren Blick auf alles, was wir geschafft haben und können daraus Lektionen für die Zukunft ableiten.