Case Study virtueller Kongress

 
Wie transferiert man einen 2,5tägigen österreichischen Kongress, mit bis zu 6 parallelen Sitzungssträngen pro Tag, der jährlich 1.000 Teilnehmer/innen anzieht, ins Internet? Und wie schafft man es, dass sich auch Sponsoren und Aussteller ausreichend repräsentiert fühlen?
 

Im Mai wurden wir von der Österreichischen Gesellschaft für Pneumologie (ÖGP) und der Österreichischen Gesellschaft für Thoraxchirurgie (ÖGTC) gebeten, ihre gemeinsame Jahrestagung im Oktober virtuell umzusetzen.
 
Dieser Entscheidung ging ein gemeinsamer Evaluierungsprozess voraus, in dem die Entwicklung des Infektionsgeschehens, finanzielle Machbarkeit und die praktische Umsetzbarkeit bewertet wurden. Ausschlaggebend für den Entschluss, online zu tagen, war einerseits, als Fachgesellschaften für Lungenheilkunde verantwortungsvoll zu handeln und andererseits, Planbarkeit zu schaffen und mit einer relativ langen Vorlaufzeit das Beste aus einem online Kongress herauszuholen.
 

Wir standen vor unzähligen Fragen, aber unsere zentralen Problemstellungen waren folgende:
 

Wie gestaltet man ein Programm, das für Zuseher/innen vor dem Bildschirm interessant und kurzweilig ist? Und wie bindet man Teilnehmer/innen ein?
 

Wie reduziert man technische Probleme (z.B. instabile Internetverbindungen) und wie überwindet man technische Hürden und Hemmschwellen der Teilnehmer/innen und der Vortragenden?
 

Wie macht man einen virtuellen Kongress interessant für Pharma- und Medizintechnikfirmen?
 

Es war relativ rasch klar, dass sich bei einer virtuellen Tagung die Gewichtung verschiebt: Weg vom persönlichen Austausch, hin zu einer rein wissenschaftlichen Veranstaltung. Wenn also kein Networking möglich ist, braucht es keine langen Pausen und wenn man den Content am Bildschirm konsumiert, muss er knapp und attraktiv sein.
 Um den geänderten Anforderungen gerecht zu werden, haben wir diverse Maßnahmen umgesetzt, die von der Reduktion der Kongressdauer (nur Halbtage), der Verringerung der parallelen Sitzungen (max. 4 statt 6) und Kürzung der Vortragszeiten (15 statt 25min) bis hin zu Live-Votings und Live-Diskussionen reichten.
 

Die nächste Erkenntnis war, dass die Kongresstechnik ihr Schattendasein verlässt und einen zentralen Platz einnimmt. Ohne exzellente technische Unterstützung ist ein virtueller Kongress schwer umsetzbar. Darum haben wir uns rasch einen kompetenten Partner an die Seite geholt.
 
Um mögliche Internetprobleme auszuschließen und Überziehungen vorzubeugen, wurden alle Vorträge vorab aufgezeichnet.
 
Als wesentlicher Erfolgsfaktor hat sich die persönliche Einschulung aller Moderatoren und Vorsitzender herausgestellt. Damit konnte viel Verständnis für das Wesen einer virtuellen Tagung geschaffen werden.
 
Um die Hemmschwelle bei Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu senken, wurde ein Tutorial-Video, welches den Umgang mit der virtuellen Kongressplattform erläutert, erstellt. Zusätzlich wurde viel Energie in die Kommunikation im Vorfeld investiert und ein Live Support installiert, der umgehend sämtliche (technischen) Fragen während der Veranstaltung beantwortete.
 

Der persönliche Austausch ist auf virtuellen Kongressplattformen nur eingeschränkt möglich, darunter leiden auch Pharma- und Medizintechnik-Firmen, die Kongresse zur Produktpräsentation und zur Kontaktpflege mit Ärztinnen und Ärzten nützen.
 
Wie schafft man es also trotzdem, Firmen zur Teilnahme zu bewegen?
 
Es floss viel Kreativität in neue Sponsoring-Möglichkeiten, um die Sichtbarkeit der Unterstützer zu gewährleisten. Zusätzlich wurde ausreichend Zeit in die persönliche Betreuung und individuelle Anpassung von Sponsoring- und Ausstellerpaketen im virtuellen Rahmen investiert.
 
Nachdem ein virtueller Ausstellungsstand einen realen Stand nicht 1:1 ersetzten kann, wurden auch Preisanpassungen vorgenommen.
 

Mit viel Engagement ist es uns gelungen, eine großartige virtuelle Jahrestagung abzuhalten, an der ca. 1.000 Personen aktiv teilgenommen haben.
 
Es hat sich gezeigt, dass persönliche Betreuung auch bei online Kongressen enorm wertgeschätzt wird, dass gute Kommunikation im Vorfeld essentiell ist und dass an der technischen Betreuung nicht gespart werden darf.
 
„… die Organisation durch Mondial war unter diesen Umständen absolut perfekt.“ oder „vielen Dank für die hervorragende Organisation des virtuellen Kongresses. Die Teilnahme an der Session war erstaunlich hoch und die Diskussion rege!“ sind nur zwei der zahlreichen Kundenstimmen, die uns nach der Tagung erreicht haben.
 
Details zur Tagung: https://www.ogp-kongress.at/
 
Mondial Congess & Events organisiert die Jahrestagung der ÖGP seit 2013. Seit 2017 findet die Jahrestagung gemeinsam mit der OGTC statt.