Convention4u 2021: Virtuelle Mutationen

15. Oktober 2021

Frei nach dem Motto „Geht nicht – gibt’s nicht“ wurden auf der diesjährigen Convention4u die Learnings aus der Corona-Pandemie anhand unterschiedlicher Case Studies präsentiert. Barbara Skrott, Director of National Projects bei Mondial Congress & Events, war Teil dieser Session und hat über die Herausforderungen und Learnings der letzten 1½ Jahren „virtueller Mutationen“ für die unterschiedlichen Stakeholder*innen berichtet.

Seit Beginn der Corona-Pandemie hat das Team von Mondial Congress & Events rund 30 medizinische Fortbildungsveranstaltungen organisiert, die ursprünglich in Präsenz geplant waren, virtuell bzw. hybrid umgesetzt. Darunter waren rund ein Drittel mit 500 bis 3.000 Teilnehmer*innen, ein Drittel mit 200 bis 500 Teilnehmer*innen und ein Drittel mit mehr als 30 Teilnehmer*innen.

Das angebotene Spektrum reicht von Präsenz- und virtuellen Kongressen, dazwischen liegen hybride Formate mit unterschiedlichen Abstufungen. Abbildung 1 zeigt dieses Spektrum auf. Alle oben genannten Veranstaltungen spielten sich im orangefarbenen Bereich ab.

Um all das auf die Beine zu stellen, war vor allem eines nötig: Teamwork. Trotz Home-Office und Social-Distancing sind alle Beteiligten zusammengerückt und haben an einem Strang gezogen. Nach anfänglicher Einarbeitungsphase und Abwägungen, wie man mit der neuen Situation am besten umgehen könne, konnten rasch neue Prozesse definiert und umgesetzt werden. Die Projektteams wurden angepasst und dem internen Kommunikationsflusses wurde trotz Home-Office noch mehr Bedeutung zu Teil. Dabei haben wir eines gelernt: Auch bei virtuellen Lösungen ist es essenziell, dass das Team während der Veranstaltung gemeinsam und Covid-konform an einem Ort ist.

Doch haben die Veränderungen nicht nur intern Entwicklungen mit sich gebracht. Auch in Bezug auf die verschiedenen Stakeholder*innen war man in den letzten 18 Monaten mit neuen Herausforderungen konfrontiert.

Für viele Veranstalter*innen war der technische und organisatorische Aufwand, der hinter einer virtuellen Veranstaltung steht, sowie die damit verbundenen Kosten, nicht nachvollziehbar.  Darum war es essenziell, Verständnis dafür zu schaffen und durch eine möglichst transparente Kommunikation mit den veranstaltenden Gesellschaften Vertrauen aufzubauen.

Wichtig war auch, die Kongresspräsident*innen technisch fit zu machen und ihnen dadurch die Möglichkeit zu geben, digitale Gastgeber*innen zu sein.

Auch bei den Vortragenden hat sich der Aufgabenbereich erweitert. PCOs werden zu Coaches und sind mehr als nur Ansprechpersonen für die Speaker*innen. Sie helfen bei Problemen, kümmern sich um die technische Betreuung und stehen in direktem Austausch. Eine Entwicklung, die von allen Beteiligten sehr geschätzt worden ist. Außerdem sind durch aufgezeichneten Content klassische Programmstrukturen aufgebrochen worden. Videos lassen sich vielfältig nutzen und sind eine langfristige Investition, die beispielsweise für E-Learning umfassend eingesetzt werden können.

Nach anfänglicher Unklarheit, inwieweit virtuelle Veranstaltungen vom Publikum angenommen werden, hat es in Bezug auf die Teilnehmenden zwei Key Findings gegeben. Das Anmeldeverhalten hat sich kaum verändert und ist weniger kurzfristig als gedacht. Auch die Preissensibilität hinsichtlich virtueller Angebote ist bei den Teilnehmer*innen medizinischer Fachkongresse weniger ausgeprägt als befürchtet. Andererseits hat sich gezeigt, dass ein Outreach, d.h. das Gewinnen neuer Zielgruppen, die geografisch außerhalb des bisherigen Einzugsgebietes lagen – anders als angenommen – nur bedingt gelingen konnte. Das ist vor allem bei österreichischen Kongressen auffällig, wo wenig zusätzliche Teilnehmer*innen aus dem DACH-Raum teilgenommen haben.

Als eindeutige Gewinner der virtuellen Mutationen haben sich die Sponsor*innen von Symposien herausgestellt. Denn Content funktioniert online sehr gut. Im Vergleich dazu zählen die Aussteller*innen zu den Verlierern, da sich der persönliche Austausch virtuell schwierig gestaltet. Daher ist Kreativität mehr gefragt denn je: Es geht um neue Paketlösungen, alternative Formate wie Minisitzungen statt Ausstellungsständen oder Goodie-Boxen, welche die Teilnehmenden im Voraus per Post erhalten.

Eine klare Lernkurve lässt sich nicht nur intern, sondern auch bei den Supplier*innen wie z.B. Technikfirmen beobachten. Hier ist vor allem die gute Zusammenarbeit zu betonen – die Überzeugung, dass wir alle in einem Boot sitzen, hat sich glücklicherweise zunehmend durchgesetzt.

Nun stellt sich die Frage, wie geht es weiter und welche dieser Veränderungen sind gekommen, um zu bleiben? Durch die Pandemie ist das Kongresspublikum virtuellen Fortbildungsveranstaltungen gegenüber wesentlich aufgeschlossener geworden. Die vorangegangenen Entwicklungen lassen vermuten, dass es zukünftig ein breit gefächertes Angebot geben wird in dem z.B. kurze Tagungen mit langer Reisezeit der Teilnehmenden möglicherweise nur mehr virtuell stattfinden. Es hat sich gezeigt, dass es keine „One-type-fits-all“-Lösungen geben wird, sondern, dass virtuelle Veranstaltungen zielgruppengerecht aufbereitet werden müssen. Bei größeren Tagungen (v.a. Jahrestagungen medizinischer Fachgesellschaften) ist zu erwarten, dass der Fokus auf den Präsenzveranstaltungen bleibt, denn der persönliche Austausch ist das zentrale Element dieser Fortbildungen.   Gewissheit, wohin die Reise geht und wie sich Kongresslandschaft nach der Pandemie neu eintaktet, werden wir erst haben, wenn wir zumindest eine erste Kongresssaison unter „normalen“ Bedingungen erlebt haben.