Organización de congresos (OPC)

Adaptada a sus necesidades

Con fiabilidad y atención al detalle. Así es como organizamos nuestros congresos. Y por lo que parece, lo hacemos bastante bien, como demuestra la confianza de nuestros clientes nacionales e internacionales.

Da igual que el congreso sea grande o pequeño, nacional o internacional, que nos encarguen servicios concretos o el paquete “todo incluido” para desentenderse de preocupaciones, que seamos proveedores o socios: siempre estamos encantados de encargarnos de ello, en Viena, en Austria y en toda Europa.

Como OPC, le ayudamos a superar el intricado laberinto de la legislación fiscal, las normas más recientes sobre cumplimiento y los requisitos de visados. Nos encargamos de que los asistentes al congreso consigan sin problemas sus créditos de formación. Ofrecemos formatos alternativos y diferentes para las conferencias y las sesiones de networking. Reducimos gastos, como por ejemplo negociando hábilmente con los proveedores de servicios. Escudriñamos los contratos para detectar y evitar gastos y riesgos ocultos.

Así su mente quedará libre para dedicarse a lo esencial.
Estos son algunos de nuestros servicios:

  • Creación de un calendario y plan de acción definiendo responsabilidades e hitos
  • Reuniones de organización con usted, el organizador
  • Asesoramiento y logística para la organización de todo el congreso teniendo en cuenta los objetivos del mismo
  • Punto de coordinación centralizado para organizadores, proveedores, ponentes, asistentes y expositores
  • Negociación, contratación y control de los proveedores necesarios, previa consulta con el organizador
  • Elaboración de un informe del congreso, con estadísticas incluidas
  • Asesoramiento sobre los aspectos fiscales
  • Elaboración de un presupuesto detallado y actualización constante del mismo
  • Creación de un sistema de elaboración de informes financieros
  • Apertura de una cuenta bancaria específica para el congreso, para garantizar la transparencia de todas las transacciones
  • Control continuo de gastos e ingresos
  • Elaboración del balance del congreso
  • Asesoramiento sobre el equipamiento y concepción de un diseño óptimo para el uso de los espacios
  • Negociación y cierre de contratos con la sede
  • Organización de visitas con el organizador y/o expositores y patrocinadores
  • Petición de presupuestos, contratación y organización de equipos técnicos, catering, servicio de intérpretes, señalización, decoración y otros proveedores relevantes in situ
  • Coordinación y supervisión del personal necesario para la organización del congreso
  • Coordinación y organización de la oficina de recepción de ponencias
  • Preparación de la zona de pósters
  • Creación de un plan de marketing teniendo en cuenta la estructura y el carácter del congreso
  • Coordinación de la creación de una imagen gráfica para el congreso
  • Coordinación de la producción del material impreso (folletos, anuncios, programa, carteles, etc.)
  • Producción de material impreso especial (invitaciones para los programas marco, certificados, tickets, etc.)
  • Coordinación y creación de una página web del congreso y actualización permanente de la misma
  • Asesoramiento sobre el uso de redes sociales y herramientas interactivas de la web
  • Coordinación de las acciones de comunicación a través de una agencia de RR. PP. profesional
  • Creación de una plataforma de inscripción online y vinculación de la misma a la página web
  • Correspondencia permanente con los asistentes para todas las cuestiones relativas a la inscripción, alojamiento, programa social, traslados e información general sobre el destino en el que se celebra el congreso
  • Posibilidad de inscripción online o por fax. Envío de confirmación para los servicios reservados
  • Cobro de las cuotas de inscripción a través de transferencia bancaria o tarjeta de crédito mediante una conexión segura, reclamación de pagos pendientes
  • Visados: envío de cartas de invitación en coordinación con el organizador. Si es de su interés, se puede integrar en el proceso de inscripción
  • Preparación de la documentación del congreso para los asistentes
  • Montaje del mostrador de entrega de documentación e inscripciones en la misma sede con personal cualificado
  • Envío de cartas de invitación
  • Coordinación de la inscripción, planificación de los traslados y reserva del alojamiento conforme a las indicaciones del organizador
  • Liquidación de gastos de viaje y honorarios
  • Correspondencia permanente con los ponentes y los moderadores
  • Montaje de un mostrador de bienvenida específico en la sede
  • Creación del concepto y propuestas adecuadas para los distintos actos sociales
  • Petición de presupuestos, contratación y pago de proveedores
  • Diseño de los textos de las invitaciones, del material impreso y de la página web del congreso
  • Tramitación de las invitaciones según indicaciones del organizador
  • Creación y supervisión de un plan de acción
  • Coordinación de los proveedores de servicios (ubicación, decoración, señalización, equipos técnicos, catering, artistas, traslados...) y supervisión in situ de los eventos
  • Asesoramiento al organizador en lo relativo a los formatos adecuados y novedosos para las ponencias teniendo en cuenta los contenidos y el público al que se dirigen
  • Asesoramiento al organizador en lo relativo a la gestión de contenidos y coordinación de todas las correspondientes subáreas (por ejemplo, eventos híbridos, grabaciones de las presentaciones, webcasts, etc.)
  • Creación de una página para el envío de resúmenes online teniendo en cuenta las indicaciones del organizador (estructura del resumen y del documento completo, palabras clave, número máximo de caracteres, temas, etc.)
  • Convocatoria para la presentación de resúmenes y ponencias con normas para la presentación
  • Confirmación de la correcta recepción de los resúmenes
  • Distribución de las presentaciones a los revisores según los criterios que se establezcan
  • Valoración online por parte de los revisores mediante un sistema de valoración previamente definido
  • Elaboración de listas siguiendo diversos criterios para ayudar al comité científico a decidir sobre la aceptación de las comunicaciones
  • Clasificación de las comunicaciones basada en la decisión del comité científico
  • Notificación a los participantes sobre si se ha aceptado o rechazado su comunicación, con información sobre la duración de la misma, el tamaño del póster, etc.
  • Creación y envío de las invitaciones escritas a los ponentes y a los moderadores, así como recepción de las confirmaciones y declinaciones
  • Adaptación del formato de todos los resúmenes al diseño predefinido para la impresión o publicación electrónica (por ejemplo, CD-ROM)

Nosotros nos encargamos de la aprobación y certificación de su evento conforme a criterios nacionales o internacionales.

  • Correspondencia con la Organización Médica Colegial de España / el Consejo Europeo de Acreditación para la Formación Médica Continuada (EACCME)
  • Tramitación del proceso de aprobación con el organismo correspondiente, en colaboración con el organizador
  • Entrega de la documentación necesaria (programa científico, listas de participantes, etc.) al organismo responsable de la aprobación
  • Monitorización del desarrollo del programa en lo relativo a las obligaciones del organizador de eventos aprobados
  • Elaboración de los certificados de asistencia siguiendo las normas del organismo responsable de la aprobación
  • Asesoramiento para la elección del proceso más adecuado para recoger los créditos de formación continuada de los participantes (por ejemplo, mediante registro electrónico escaneando la acreditación)
  • Coordinación de la entrega de los certificados de asistencia a los participantes (por ejemplo, entrega en el mostrador de inscripción, impresión mediante terminales autoservicio in situ u obtención online mediante un enlace protegido una vez finalizado el evento)
  • Si fuera necesario, envío de los créditos de formación continuada de los distintos participantes a los organismos médicos correspondientes
PCO

1013

congresos en los que nos hemos encargado
de la organización completa

987

congresos en los que nos hemos encargado de parte
de la organización

Desde la fundación en 1966

28.953

inscripciones realizadas al año

2.358

ponencias atendidas al año

12

Números de identificación fiscal de la UE dados de alta