Exposición y patrocinio
Su evento bajo los focos
Destacar de la mejor manera posible las opciones para expositores y patrocinadores puede ser una tarea delicada.
Cuando de lo que se trata es de establecer un acuerdo de colaboración, se requiere experiencia y conocimiento del mercado, pero también saber leer entre líneas. Muchas de esas cosas ya las tenemos, el resto lo averiguamos con el trato personal.
Gracias a nuestros contactos podemos valorar bien las expectativas de la industria, lo que nos permite afinar mejor el perfil de su congreso.
También es importante saber qué código de conducta se aplica (palabra clave: Compliance). Además, es necesario considerar las experiencias de congresos previos y la evolución de los congresos competidores, y muchas cosas más.
Estos son algunos de nuestros servicios:
- Elaboración de un concepto para expositores y patrocinadores.
- Investigación de posibles patrocinadores y expositores y de las personas de contacto relevantes.
- Creación y envío de folletos de invitación, incluidos formularios de preinscripción y contratos.
- Gestión del marketing y las ventas de patrocinios y exposición.
- Seguimiento continuo de los interesados (por correo electrónico y teléfono).
- Formalización de los contratos con la industria, facturación y control de los pagos, así como administración de los ingresos.
- Estaremos presentes en la sede del congreso durante la celebración del mismo. Asistencia a las empresas durante el montaje/desmontaje y durante el evento.
- Contabilidad y liquidación de cuentas con el organizador.
- Envío de cartas de agradecimiento a la industria y recogida de impresiones y feedback.
- Elaboración y envío de la información del manual de los expositores con detalles sobre montaje, desmontaje, envío de material, etc.).
- Medición de la superficie de exposición, elaboración de planos teniendo en cuenta las áreas de catering, la zona de pósters, etc.).
- Elaboración del plano de la exposición, asignación de stands en coordinación con el organizador.
- Intermediación entre la sede y los expositores.
- Coordinación de los proveedores (montaje de stands, etc.)
- Elaboración y venta de paquetes de patrocinio a medida y opciones de patrocinio por partidas (simposios, publicidad, etc.) en coordinación con el organizador.
- Venta y organización de publicidad y anuncios para los materiales impresos.
- Captación de patrocinadores, por escrito y por teléfono.
- Coordinación, organización y realización de los paquetes y servicios de patrocinio acordados.
• 126
expositores
en la exposición más grande
• 8
expositores
en la exposición más pequeña
1.847
metros lineales de stands modulares montados al año
242
patrocinadores atendidos al año
51
semanas/año de Compliance Check EFPIA, EUCOMED etc.
