Aufgedeckt: 5 Mythen und Fakten über Eventmanagement

31. Januar 2020

Es ist immer interessant zu hören, was Leute außerhalb der Eventbranche so über Eventmanagement denken. Genau wie bei jedem Beruf gibt es auch über Event- und Kongressmanagement viele Fehleinschätzungen und Vorurteile. Manche davon mögen im Kern einen Funken Wahrheit beinhalten, aber können trotzdem voll von Fehleinschätzungen sein. Was Kongressmanagement betrifft, regieren die Extreme: der Beruf wird abwechselnd als vollkommen glamourös oder vollkommen unerträglich beschrieben. Dazwischen scheint es wenig zu geben. Wenn Sie sich also fragen, was an den häufigsten Vorurteilen wirklich dran ist und wie es wirklich ist, im Eventmanagement zu arbeiten, sollten Sie weiterleiten, denn wir werden 5 der meistverbreiteten Mythen aufdecken. Los geht’s:


Mythos 1: Es ist kein Bürojob


Als Kongressorganisatoren haben wir das Ziel, erfolgreiche Konferenzen und Kongresse zu planen, die unsere Kunden und alle anderen Mitwirkenden glücklich machen. Für solche Veranstaltungen ist in unserem Büro nicht genug Platz, weswegen sie selbstverständlich in spezialisierten Tagungshäusern stattfinden. Trotzdem spielen sich 80-90 % unserer täglichen Arbeit im Büro ab. Als Kongressmanager sind wir im Zentrum aller Aktivitäten und der Schreibtisch ist unsere Schaltzentrale. Obwohl unser Job uns oft von unserem Büro wegführt, müssen wir bereit sein, viel Zeit am Telefon oder mit dem Beantworten von E-Mails zu verbringen.


Mythos 2: Jeder Tag ist eine einzige Party


Partys sind absolut Teil unserer Aufgaben, aber leider sind das hauptsächlich Partys für andere Leute. Wir Eventmanager müssen die Fähigkeit haben, einen kühlen Kopf zu bewahren, auch wenn um uns herum alle feiern und sich gehen lassen. Als Belohnung gibt es glückliche Kunden und Gäste – und manchmal vielleicht sogar eine kleine Feier mit dem Team wenn der Job erfolgreich zu Ende gebracht wurde.


Mythos 3: Es ist wie Urlaub


Viele betrachten das viele Reisen als einen der Vorteile unseres Jobs. Das kann es auch sein wenn man davon träumt, die Welt zu sehen und mit Menschen aus vielen verschiedenen Kulturen zusammenzuarbeiten. Allerdings beinhalten unsere Reisen auch sehr viele lange Aufenthalte auf Flughäfen, in Tagungshäusern oder in Meetings. Nach einem langen Tag der Veranstaltungsplanung haben die meisten von uns mehr Lust auf ihr Hotelbett als auf Sightseeing. Das bedeutet nicht, dass wir nicht die Gelegenheit haben, eine Destination zu erforschen, wir tun es nur nicht für uns selbst, sondern für unsere Kunden. Nach getaner Arbeit ist es jedoch nicht unüblich, privat noch ein paar Tage zur Erholung dranzuhängen und auch das Sightseeing nachzuholen.


Mythos 4: Es gibt nie Urlaub


Interessanterweise ist dieser Mythos das genaue Gegenteil von Mythos 3 („Es ist wie Urlaub“). Er besagt, dass Kongressmanagement extrem lange Arbeitszeiten und 24-Stunden Erreichbarkeit voraussetzt, wodurch Work-Life-Balance quasi nicht vorhanden ist. Es stimmt schon, dass Veranstaltungen keinem 9-to-5 Rhythmus folgen und man als Eventmanager oft ziemlich flexibel mit seiner Arbeitszeit sein muss. Es stimmt auch, dass es immer mehr zu tun gibt je näher ein Kongress rückt - manchmal sogar am Wochenende. Allerdings gibt es auch eine Nebensaison, in der es verhältnismäßig ruhig ist und wir die Möglichkeit haben, die versäumte Freizeit nachzuholen, uns auf unser Privatleben zu konzentrieren und uns auf neue Abenteuer zu freuen. Am Ende ist alles eine Frage des Ausgleichs.


Mythos 5: Man muss sich an ein vorgegebenes Budget halten


Dieser Mythos stimmt an sich – als Kongressmanager müssen wir innerhalb eines Budgets arbeiten, damit sich unsere Kunden ihre Veranstaltung auch leisten können. Wenn es jedoch um Verbandskongresse geht, gibt es einen Haken: am Anfang gibt es noch kein Budget. Tatsächlich besteht ein großer Teil unserer Arbeit darin, Einkommen zu generieren damit die Veranstaltung überhaupt stattfinden kann. Das bedeutet: Sponsoren akquirieren oder passende Marketingstrategien zu entwickeln, damit auch genug Teilnehmer kommen. Am Ende hängt also selbst das Budget von unseren Anstrengungen ab, so wie fast alles andere.

Wenn dieser Artikel irgendeine Moral hat, dann folgende: Kongressmanagement folgt keinem festgelegten Pfad. Wir müssen alle unseren eigenen Weg finden. Sicher ist nur, dass keine zwei Tage gleich sein werden. Das ist das Herausforderndste aber auch das Schönste am Organisieren von Veranstaltungen: man weiß immer, dass der nächste Kunde, die nächste Destination und die nächste Veranstaltung vollkommen andere Anforderungen an einen stellen werden.

Wenn Sie sich nun denken, Kongressorganisation könnte zu Ihnen passen, dann ist das jedenfalls fantastisch! Warum schauen Sie nicht einmal auf einen Plausch bei uns vorbei? Wenn Sie gerade erst beginnen und erstmal ein paar unverbindliche Erfahrungen auf Kongressen sammeln möchten, können Sie das beispielsweise auch als Hostess auf einer unserer Veranstaltungen tun. Mehr Infos zu den verschiedenen Möglichkeiten gibt es hier.