Checkliste: So strukturieren Sie Ihr PCO Briefing

18. September 2019

Sie haben es also geschafft. Sie haben einen Kongress in Ihrer Stadt an Land gezogen oder sind vielleicht zum nächsten Kongresspräsidenten gewählt worden. Nun sind Sie auf der Suchen nach einem Professional Conference Organiser (PCO) – einer Agentur, die Sie bei der Umsetzung Ihres Projekts unterstützt. Sie haben schließlich mit der Planung des Programms schon mehr als genug zu tun als sich auch noch um die Logistik zu kümmern.

Möglicherweise haben Sie Bereits eine Liste von Agenturen recherchiert, die in Frage kommen würde. Aber ein Kongress kann ein hochkomplexes Unterfangen sein und es kann schwierig sein, die richtigen Worte zu finden, um klar zu kommunizierten, was genau Sie planen und welche Art von Hilfe Sie von Ihrer Agentur benötigen. Manchmal wissen Sie es vielleicht auch selbst nicht so genau, vor allem, wenn es der erste Kongress ist, den Sie mitorganisieren. Einen ausführlichen, schriftlichen Anforderungskatalog  (auch Briefing genannt),  für Ihren potenziellen PCO zu formulieren, kann sowohl Ihnen als auch der Agentur dabei helfen, Ihr Projekt besser zu verstehen. Unten finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihren umfangreichen Anforderungskatalog formulieren können, dass der Vergleich von PCO-Angeboten einfacher wird.


Bevor Sie Agenturen anschreiben:

1. Haben Sie genug Vorlaufzeit: Ihr Kongress hat mehrere hundert Teilnehmer? Dann sollten Sie mögliche PCOs mindestens ein Jahr im Voraus kontaktieren. Je größer die Veranstaltung, umso mehr Vorlaufzeit brauchen Sie. Für Kongresse mit über 1.000 Teilnehmern empfehlen wir sogar mehr als zwei Jahre. Denn sonst kann es schon schwieriger werden, in Ihrer Wunschdestination einen Tagungsort zu finden, der groß genug und noch nicht ausgebucht ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen Eventagenturen, stehen die Terminpläne von Professionellen Kongressorganisationsbüros daher oft schon Jahr im Voraus fest, Sie sollten Ihre bevorzugten Kandidaten also rechtzeitig anschreiben, um sicher zu gehen, dass ihre Services im gewünschten Zeitraum noch zur Verfügung stehen.

2. Überlegen Sie sich, wo Sie hin wollen: Bevor Sie Ihre PCOs kontaktieren, sollten Sie zumindest die Anzahl potenzieller Kongressstädte auf maximal drei reduziert haben. Ein PCO kann Ihnen dabei helfen, den perfekten Tagungsort zu finden, hat aber oft nicht genug mitzureden, um eine Stadt auszuwählen.

3. Sammeln Sie Informationen und Kontakte: Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich über den Kongress und den täglichen Ablauf vor Ort. Dazu gehören beispielsweise detaillierte Programminformationen, aber auch Daten zum Teilnehmerverhalten, Stoßzeiten bei der Anmeldung, Anzahl eingereichter Abstracts, Finanzieren oder gar die beliebtesten Mittagsoptionen. Speichern Sie alte Kongresswebsites ab und bewahren Sie gedruckte Programme von vergangenen Editionen auf. Finden Sie heraus, wer verantwortlich für vergangene Kongresse war und halten Sie Kontakt zu diesen Personen, damit Sie im Zweifelsfall Fragen stellen können. Je mehr Sie und Ihr zukünftiger PCO über das Projekt wissen, desto reibungsloser wird auch der Planungsprozess verlaufen.

4. Kennen Sie Ihr Geschäftsmodell: Das sollte eigentlich keine Frage sein, aber Sie sollten wissen, wie der Kongress finanziert wird. Gibt es ein fixes Budget oder muss mithilfe der Registraturgebühren, Sponsoring und Ausstellung erst welches geschaffen werden? Was passiert mit Profiten oder Defiziten? Wer fungiert als offizieller Veranstalter, ist befugt, Verträge zu unterzeichnen und finanzielle Entscheidungen zu treffen? Ist der Veranstalter steuerpflichtig? Ihr PCO kann Sie auf diesen Gebieten beraten, aber Sie sollten eine allgemeine Ahnung davon haben, wie Ihr Kongress finanziert wird.


Wenn Sie diese Punkte erfüllt haben, wird es Zeit, Ihre Agenturen zu kontaktieren!

Erzählen Sie ein bisschen von sich

Es gibt gewisse Begriffe und Statistiken, die Kongressprofis die ganze Zeit benutzen und die ihnen daher sofort bekannt vorkommen werden. Wenn Sie ihnen diese Fakten über Ihren Kongress schon im ersten Anschreiben zur Verfügung stellen, dann wirkt das wie ein „Sesam öffne dich“ und sie haben sofort die volle Aufmerksamkeit jeder Agentur.


I Die Grundlagen:

1. Ihr Name, Funktion und Motivation
2. Kongressname, Datum, Stadt, Tagungsort (falls schon entschieden)
3. Ist der Kongress neu oder Teil einer Serie?
4. Name und Rechtsform Ihrer Organisation. Ist der Veranstalter eine Firma, eine gemeinnützige Organisation oder ein Individuum?


Beispiel:

Sehr geehrter PCO,

Mein Name ist Martina Exampla und ich bin die nächste Kongresspräsidentin der International Association of Matchbox Makers (IAMM). Wir sind ein gemeinnütziger Verein, registriert in den Niederlanden. Unsere Hauptaufgabe ist die Organisation unserer zweijährlich stattfindenden Tagung, welche dazu dient, professionelle Streichholzschachtelhersteller aus ganz Europa fortzubilden und Ihnen dabei zu helfen, ihre Fähigkeiten zu stärken. Der Kongress findet von 6. bis 9. Juni 2022 in Amsterdam statt. Er finanziert sich rein über die Teilnahmegebühren und Sponsoring und es ist unser Ziel, einen Profit zu erwirtschaften, der in andere IAMM Projekte fließen soll.

II Die Daten und Fakten:

Abhängig davon, was Ihr PCO für Sie tun kann (Komplettorganisation oder Teilorganisation, wie beispielsweise Teilnehmerregistrierung oder –unterkunft), werden die folgenden Daten benötigt:

1. Erwartete Teilnehmerzahl: Hier können Sie auch Statistiken von vergangenen Kongressen zu Rate ziehen. Woher kommen die Teilnehmer? Gibt es bestimmte Muster in ihrem Anmeldeverhalten?
2. Wird es Abstract-Einreichungen geben? Wenn ja, wie viele Einreichungen erwarten Sie? Sie können auch Erfahrungswerte von vergangenen Kongressen nennen.
3. Wie viele geladene Sprecher gibt es? Sind diese auf Teilnahme, Unterkunft und Reisekosten eingeladen?
4. Was sind Ihre Raumanforderungen/wie viele Parallelsitzungen gibt es?
5. Gibt e seine Industrieausstellung? Falls ja, wie groß ist die Ausstellungsfläche (in der Regel interessieren sich PCOs hier für die reine verkaufte Standfläche, minus Gängen und anderer Nutzflächen). Wie viele Stände von wie vielen Ausstellern erwarten Sie?
6. Schicken Sie einen Link zur Kongresswebsite mit damit die Agentur sich die Registraturgebühren, Programminformation und Ausstellerressourcen ansehen kann.
7. Wie viele Hotelzimmer müssen Sie vorreservieren, basierend auf Buchungsstatistiken in vergleichbaren Destinationen

Beispiel:


In den vergangenen Jahren haben je 600-800 Streichholzschachtelprofis aus aller Welt den Kongress besucht. Wir erwarten jedoch, dass ein großer Teil (in der Regel um die 30%) aus dem Gastgeberland und umliegenden Gegenden kommen wird. Die Teilnehmer sind budgetbewusst und melden sich in der Regel früh an, wenn es Ermäßigungen gibt.

Für den Kongress können Abstracts eingereicht werden, insgesamt sind es im Durchschnitt ca. 100, welche dann als Poster ausgestellt werden. Bisher haben wir herkömmliche Posterwände benutzt, wir sind aber offen dafür, e-Poster auszuprobieren um Platz zu sparen. Alle mündlichen Vorträge kommen von geladenen Sprechern, insgesamt 47. Diese bekommen eine gratis-Registratur, Unterkunft in einem Sprecherhotel neben dem Tagunshaus und Reisekosten im Wert von 300€ rückerstattet. Es gibt nur einen Vortragsraum, aber brauchen ein paar kleinere Räume für Vorstandssitzungen und dergleichen.

Der Kongress wird von einer Industrieausstellung unterstützt, die die neuesten Innovationen in Streichholzschachtel-Technologie zeigt. Normalerweise haben wir etwa 12 Aussteller mit Ständen von je 6 m² Größe. Zusätzlich gibt es 5 Sponsoren in 3 unterschiedlichen Kategorien. Ein Ausstellerhandbuch können Sie hier downloaden: www.iamm2020.org/industry

Natürlich können Sie das alles auch in eine Liste verpacken, wenn das für Sie leichter ist!

Sagen Sie uns, wie wir helfen können:

Es gibt zahlreiche Aufgaben, die ein PCO für Sie übernehmen kann. Zum Glück gibt es Resourcen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können, welche leistungen Sie auslagern wollen und worum Sie sich selbst kümmern möchten. Mögliche Servicebereiche sind:


1. Teilnehmerbetreuung (wie z.B. registratur, Visaanträge oder Hotelbuchungen für Teilnehmer)
2. Allgemeine Organisation: Abwicklung der kompletten Kongressorganisation, inclusive Budget, Tagungshaus und Ablauf vor Ort  
3. Wissenschaftliches Programm und Abstract Handling
4. Ausstellung und Sponsoring
5. Marketing und Werbung
6. Networkingveranstaltungen
7. Gesellschaftssekretariat (Association Management)


Ein detailliertes Leistungsverzeichnis am Beispiel von Mondial Congress & Events, finden Sie hier:
Leistungsverzeichnis Kongressorganisation
Leistungsverzeichnis Kongressreisebüro/ Destination Management (DMC)
Leistungsverzeichnis Ausstellung und Sponsoring
Leistungsverzeichnis Gesellschaftssekretariat/ Association Management (AMC)

Abschluss & weiterführende Resourcen

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, wird es ein Leichtes für Sie, Angebote von verschiedenen Organisationsbüros zu vergleichen – solange Sie sicher gehen, auch wirklich allen Agentur genau das gleiche Briefing zu schicken. Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihr Kongressabenteuer. Wenn Sie gerne mehr Informationen hätten, kontaltieren Sie uns.

Wenn Sie weiterlesen möchten, können wir Ihnen die Website der International Association of Professional Conference Organisers (IAPCO) ans Herz liegen. Diese hat eine Menge an Onlineresourcen zum Download verfügbar, die dazu gedacht sind, Kongressveranstaltern das Leben zu erleichtern und das meiste aus ihrem PCO zu machen. Darunter sind auch Beispiele für leistungsverzeichnisse und Ausschreibungen (auch RFP oder “Call for Proposal genannt). Diese finden Sie hier.