Was macht eigentlich eine Kongress Hostess?

19. Mai 2017
Ohne sie könnte wohl keine Großveranstaltung funktionieren: Hostessen. Ihre Arbeit ist genauso wichtig wie missverstanden. Aber was genau ist die Aufgabe von Hostessen auf wissenschaftlichen Kongressen und wodurch unterscheiden sie sich von einem Messeeinsatz? Hier finden Sie ein kleines Dossier zum besseren Verständnis.

 

Aufgabe
Die Aufgaben von Hostessen sind so vielfältig wie die Kongresse selbst. Als Saalaufsicht sorgen Hostessen dafür, dass die Teilnehmer statistisch richtig erfasst werden und Frage-Antwort Runden funktionieren. Als Auskunftspersonen geben sie Informationen zum Tagungsort und oft auch zur Kongressstadt selbst. Außerdem helfen sie dem PCO dabei, Kongressunterlagen auszugeben und verfügen manchmal sogar über Kenntnisse in der Kongressmanagementsoftware. Außerdem sind Hostessen WächterInnen, die dafür sorgen, dass die wissenschaftlichen Inhalte nur von jenen gesehen werden, die auch wirklich zum Kongress angemeldet sind. Oft werden sie auch im Büro gebraucht, um Tagungsunterlagen vorzubereiten und Daten einzugeben.


Anforderungen
Freude am Kommunizieren, Englischkenntnisse, Freundlichkeit, Pünktlichkeit, Hilfsbereitschaft, Intelligenz und Eigeninitiative erleichtern den Job sehr.

Arbeitszeiten
Hostess ist kein 9 to 5 Job. Die Arbeitszeiten richten sich nach Dauer und Termin der Veranstaltung. Von Blitzeinsätzen an der Abendgarderobe bis hin zu mehrtägigen Kongressmarathons mit zig tausenden Teilnehmern ist alles dabei. Der Vorteil: Die Arbeitszeiten sind perfekt für -> Studenten.


Begriff
Der Begriff „Hostess“ bedeutet übersetzt „Gastgeberin“ und wird im Deutschen im Allgemeinen für eine Person verwendet, die auf Veranstaltungen direkt mit Teilnehmern interagiert. Es ist eines der wenigen Worte im Deutschen, in dem die weibliche Form auf die gesamte Zunft angewandt wird. Männliche Hostessen werden manchmal auch als „Host“ oder "Stewards" bezeichnet. Aufgrund der vielen verschiedenen Einsatzgebiete von Hostessen wären passendere Begriffe wohl auch „Wegweiserin“, „Security“, „Lexikon“ oder „Registraturhilfe“.

Bezahlung
Hostessen werden pro Stunde bezahlt und sind während ihrer Einsatzzeiten auch gesetzlich versichert. Deswegen muss nach Abschluss des Dienstes ein Formular unterschrieben werden.


Datenbank
Mondial führt eine Datenbank, in der alle Personen angeführt sind, die sich bei uns als potenzielle Hostessen gemeldet haben. So merken wir uns, wer schon einmal für uns im Einsatz war und in welcher Position er oder sie am liebsten arbeitet.

Fremdsprachenkenntnisse
Gute Englischkenntnisse sind ein Muss, um als Hostess auf einem Kongress arbeiten zu können, denn ein Gutteil der Teilnehmer kommt aus dem internationalen Raum. Zusätzliche Fremdsprachenkenntnisse sind immer gerne gesehen. Nicht selten hat uns schon eine Hostess mit perfektem Spanisch oder Chinesisch die eine oder andere Situation erleichtert.


Lächeln
Ist nach wie vor ganz wichtig bei allen Personen, die direkt mit Teilnehmern interagieren. So auch bei Hostessen.

Programm
Das Kongressprogramm ist die Geheimwaffe einer jeden Kongresshostess. Sie sollte immer eines dabei haben und sich damit vertraut machen, um jederzeit Auskunft geben zu können.

Schuhwerk, bequemes
High Heels werden oft mit Hostessen assoziiert, auf den Kongressen von Mondial Congress & Events raten wir aber allen Mitarbeitern davon ab, welche zu tragen. Warum? Hostessen sind oft den ganzen Tag auf den Beinen und wir wollen niemandem eine orthopädische Fehlstellung zumuten. Natürlich ist elegantes Schuhwerk absolut notwendig, aber man sollte bequem darin laufen können.


Staff Manual
Damit sie sich frühzeitig mit den nötigen Aufgaben vertraut machen können, erhalten Hostessen von Mondial ein Staff Manual. Dort kann man auch nachschlagen, wenn man sich in einer Sache nicht sicher ist und alle wichtigen Ansprechpartner sind mit Foto und Telefonnummer abgebildet, sodass bei Fragen oder Sorgen rasch jemand vom Kongressteam zur Stelle ist.

Studium
Besonders beliebt sind Hostesseneinsätze bei Studenten. Der Grund sind die flexiblen Arbeitszeiten. Während es kaum Vollzeit Hostessen gibt, ist es für Studenten eine gute Möglichkeit, sich etwas dazuzuverdienen und man kann dabei auch noch dazulernen. Medizinstudenten etwa lernen auf medizinischen Kongressen das Berufsumfeld von Ärzten aus erster Hand kennen und Jurastudenten können auf Rechtskongressen in ein spezialisiertes Themengebiet hineinschnuppern.


Uniform
Hostessen auf Messen und Firmenevents müssen nicht selten in Kostüme oder knappe Outfits schlüpfen. Das wäre auf wissenschaftlichen Kongressen eher hinderlich. Schwarz-weiße Businesskleidung ist der häufigste Dresscode. Manche Veranstalter verpassen sämtlichen Mitarbeitern inklusive Hostessen ein Staff T-Shirt, aber die sind in der Regel von der eher stilsicheren Sorte.

Zuletzt
Hast du Zeit und Lust vor Ort auf Kongressen als Teil des Teams mitzuarbeiten? Dann schicke uns doch deinen Lebenslauf. Wir melden uns.

Kontakt
Denise Lembäcker
t: +43 1 58804 158
f: +43 1 58804 185
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